Vor der Shop-Eröffnung einrichten: Preise, Märkte, Belege
· Portican-Team
Stellen Sie vor der Eröffnung Ihr Angebot zusammen und prüfen Sie per Testbestellung Preise, Überweisungszahlungen und Belege.
Bevor Sie Ihren Onlineshop eröffnen, bereiten Sie zuerst Ihr Angebot vor und richten Sie dann die Lösung, Preise, Zahlungen und Belege ein. Gehen Sie vor dem Start den gesamten Einkauf als Kunde durch und beheben Sie Stellen, die eine Bestellung bremsen würden.
Die folgende Vorgehensweise ist für einen kleinen oder mittleren Onlineshop gedacht, in dem oft der Inhaber selbst die Einstellungen vornimmt. Es lohnt sich, die Vorbereitung in Angebot, technische Einrichtung, weitere Märkte und Testbestellung aufzuteilen.
Was sollten Sie vor der Wahl der Lösung vorbereiten?
Beginnen Sie mit dem Angebot, nicht mit den Einstellungen der Administration. Halten Sie schriftlich fest:
- Produkte, Varianten und Kategorien,
- Namen, Beschreibungen und Fotos,
- Verkaufspreise und Verfügbarkeit,
- Versand- und Zahlungsarten,
- Rechnungsdaten und Regeln für Belege,
- Märkte und Sprachen, auf denen Sie verkaufen möchten.
So erkennen Sie, was die Lösung leisten muss, bevor Sie mit der Übertragung des Katalogs beginnen. Wenn Sie den Verkauf in ein weiteres Land planen, bereiten Sie auch eigene Preise und Texte für diesen Markt vor.
Wie wählen Sie die Lösung für Ihren Onlineshop aus?
Wählen Sie nach der Arbeit, die Sie jeden Tag erledigen werden. Prüfen Sie, ob Sie ohne technische Hilfe Produkte hinzufügen, die Verfügbarkeit ändern, eine Bestellung bearbeiten und Preise für einen bestimmten Markt anpassen können.
Bei Portican können Sie sich auch das Angebot an Engines ansehen. Der Engine-Shop bietet eine Suche, Regale und ein Kartenraster mit Name und Slogan. Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob die gewählte Arbeitsweise zu Ihrem Angebot und Ihrem Team passt.
Wenn Sie die Tarife der Plattform vergleichen, finden Sie die aktuellen Möglichkeiten in der Preisübersicht. Wählen Sie einen konkreten Tarif erst, nachdem Sie die benötigten Funktionen aufgeschrieben haben, und nicht nur nach dem Namen des Pakets.
Was sollten Sie vor der Eröffnung des Shops einrichten?
Gehen Sie die Einstellungen in dieser Reihenfolge durch:
- Fügen Sie Produkte, Kategorien, Varianten, Preise und Verfügbarkeiten hinzu.
- Prüfen Sie die Darstellung von Namen, Beschreibungen und Bildern.
- Richten Sie den Versand einschließlich Preisen, Liefergebieten und Bedingungen ein.
- Aktivieren Sie die Zahlungsarten, die Sie Ihren Kunden anbieten möchten.
- Ergänzen Sie die Rechnungsdaten und die Regeln für die Ausstellung von Belegen.
- Prüfen Sie die E-Mails, die der Kunde nach der Bestellung erhält.
Prüfen Sie bei jeder Zahlungsart, was nach der Zahlung geschieht und was das Personal von Hand erledigen muss. Bei der Zahlung per Überweisung ist wichtig, dass der Kunde die richtigen Angaben zur Zahlung erhält und dass das Personal die Zahlung der Bestellung zuordnen kann.
Wie berechnen Sie Preise beim Eröffnen eines weiteren Marktes neu?
Einen neuen Markt können Sie in Portican selbst direkt in der Administration eröffnen, ohne auf eine Bereitstellung zu warten. Nach der Eröffnung sollten Sie jedoch noch die Preise prüfen, da der neue Markt zunächst mit den Preisen des Heimatmarktes startet. Der Wechselkurs wird nur bei einem Markt mit anderer Währung berücksichtigt; ein Markt mit derselben Währung übernimmt die Preise einfach vom Heimatmarkt.
Gehen Sie so vor:
- Wechseln Sie in der Administration zum neuen Markt.
- Öffnen Sie Shop und anschließend Preise für diesen Markt.
- Wählen Sie den Kurs der Zentralbank oder einen eigenen festen Kurs.
- Erwägen Sie einen Aufschlag für Versand, Retouren und das Wechselkursrisiko.
- Legen Sie die Rundungsregel fest.
- Nutzen Sie die Vorschau und prüfen Sie die Beispielpreise.
- Starten Sie erst danach die Neuberechnung der Preise.
Die Neuberechnung überschreibt alle Preise auf dem ausgewählten Markt mit Preisen, die vom Heimatmarkt abgeleitet wurden. Manuelle Anpassungen gehen verloren und die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Verwenden Sie sie daher bewusst beim Eröffnen des Marktes und passen Sie die Preise anschließend separat an.
Kurs und Aufschlag sind keine Berechnung einer geeigneten Marge. Prüfen Sie selbst, ob der resultierende Preis Ihre Kosten deckt.
Wie richten Sie eine Proforma-Rechnung bei Zahlung per Überweisung ein?
Wenn Sie dem Kunden eine Grundlage für die Zahlung schicken möchten, öffnen Sie in der Administration Shop und Proforma-Rechnung. Nach der Aktivierung kann die Bestellbestätigung ein PDF mit Zahlungsaufforderung, Konto, QR-Code und Bestellnummer enthalten.
Prüfen Sie die Einstellung in dieser Reihenfolge:
- Ergänzen Sie die IBAN unter Shop und Rechnungsdaten.
- Aktivieren Sie den Versand einer Proforma-Rechnung bei Zahlung per Überweisung.
- Legen Sie die Fälligkeit als Anzahl der Tage ab Ausstellung fest.
- Speichern Sie die Einstellung.
- Senden Sie sich eine Testbestellung mit Zahlung per Überweisung.
Ohne IBAN entsteht keine Zahlungsaufforderung. Das Dokument ist kein Steuerbeleg. Eine Rechnung entsteht erst, wenn das Personal die erhaltene Zahlung erfasst.
Die Rechnung über eine erhaltene Zahlung ist eine eigene Option und betrifft Mehrwertsteuerpflichtige. Nach der Aktivierung erhält der Kunde bei jeder vor dem Warenversand erfassten Überweisung eine Rechnung über die erhaltene Zahlung und nach der Zustellung eine Schlussrechnung mit Abzug der Zahlung. Aktivieren Sie sie, wenn Sie die Ware später als 15 Tage nach Zahlungseingang versenden oder wenn es die Buchhaltung verlangt. Prüfen Sie daher im üblichen Ablauf zuerst, welchen Beleg Ihre Buchhalterin tatsächlich benötigt.
Wie testen Sie den Onlineshop vor dem Start?
Geben Sie eine Testbestellung auf und gehen Sie sie von der Produktseite bis zum Beleg durch. Prüfen Sie insbesondere:
- ob sich ein Produkt in den Warenkorb legen lässt,
- ob der Versand richtig berechnet wird,
- ob die gewählte Zahlungsart funktioniert,
- ob die Bestellbestätigung ankommt,
- ob sie bei einer Überweisung die nötigen Angaben enthält,
- ob die Bestellung beim Personal angezeigt wird,
- ob nach dem Zahlungseingang der richtige Beleg erstellt wird,
- ob der Kunde den richtigen Bestellstatus sieht.
Wiederholen Sie denselben Test für jeden Markt, den Sie eröffnen möchten. Eine andere Währung, Sprache oder Versandart kann das Ergebnis des Einkaufs und die Angaben in der Bestätigung verändern.
Was nehmen Sie aus der Vorbereitung des Onlineshops mit?
Halten Sie zuerst Ihr Angebot und Ihre Art des Verkaufs fest. Wählen Sie dann die Lösung, fügen Sie Produkte hinzu und richten Sie Versand, Zahlungen und Rechnungsstellung ein. Prüfen Sie bei einem weiteren Markt die Preisvorschau vor der einmaligen Neuberechnung und trennen Sie bei Zahlung per Überweisung die Zahlungsaufforderung vom Steuerbeleg. Verschieben Sie den Start, bis die Testbestellung erfolgreich durchläuft. Eine Übersicht aller Einstellungen finden Sie in den Funktionen von Portican.
Häufige Fragen
Muss ich vor der Eröffnung eines weiteren Marktes alle Preise von Hand ändern?
Nein. Bei einem Markt mit anderer Währung berechnen Sie sie anhand des Heimatmarktes mit dem Kurs der Zentralbank oder einem eigenen festen Kurs, mit Aufschlag und Rundung neu. Ein Markt mit derselben Währung übernimmt die Preise vom Heimatmarkt.
Überschreibt die Neuberechnung auch Preise, die ich von Hand angepasst habe?
Ja. Die Neuberechnung überschreibt die Preise auf dem ausgewählten Markt. Sehen Sie sich daher vor dem Start die Vorschau an und rechnen Sie mit dem Verlust manueller Anpassungen.
Ist eine Proforma-Rechnung ein Steuerbeleg?
Nein. Sie ist eine Zahlungsaufforderung; eine Rechnung entsteht erst, nachdem die erhaltene Zahlung gemäß dem eingestellten Ablauf erfasst wurde.
Was passiert, wenn ich bei einer Überweisung die IBAN nicht eintrage?
Es wird kein PDF der Proforma-Rechnung erstellt, weil der Kunde im Dokument keine Angabe dazu hat, wohin er das Geld senden soll.
Wann sollte ich eine Testbestellung aufgeben?
Erst nach der Einrichtung von Angebot, Versand, Zahlungen und Belegen, damit Sie den gesamten Ablauf vor dem Start testen.