Thiết lập trước khi mở cửa hàng: giá, thị trường, chứng từ
· Đội ngũ Portican
Trước khi mở cửa hàng, hãy lập danh mục sản phẩm và dùng đơn hàng thử để kiểm tra giá theo thị trường, thanh toán chuyển khoản và chứng từ.
Trước khi mở cửa hàng online, hãy chuẩn bị danh mục sản phẩm trước, sau đó thiết lập giải pháp, giá, thanh toán và chứng từ. Trước khi ra mắt, hãy đi qua toàn bộ quá trình mua hàng như một khách hàng và sửa những chỗ có thể làm chậm đơn hàng.
Các bước dưới đây dành cho cửa hàng online quy mô nhỏ hoặc vừa, nơi chủ cửa hàng thường tự thiết lập. Nên chia việc chuẩn bị thành danh mục sản phẩm, thiết lập kỹ thuật, các thị trường bổ sung và đơn hàng thử.
Cần chuẩn bị gì trước khi chọn giải pháp?
Hãy bắt đầu từ danh mục sản phẩm, không phải từ các thiết lập trong trang quản trị. Hãy liệt kê:
- sản phẩm, biến thể và danh mục,
- tên, mô tả và hình ảnh,
- giá bán và tình trạng còn hàng,
- cách vận chuyển và thanh toán,
- thông tin xuất hóa đơn và quy tắc cho chứng từ,
- các thị trường và ngôn ngữ bạn muốn bán hàng.
Nhờ vậy bạn biết giải pháp cần làm được những gì trước khi bắt đầu chuyển danh mục hàng hóa. Nếu bạn dự định bán sang một quốc gia khác, hãy chuẩn bị thêm giá và nội dung riêng cho thị trường đó.
Chọn giải pháp cho cửa hàng online như thế nào?
Hãy chọn theo công việc bạn sẽ làm mỗi ngày. Hãy kiểm tra xem bạn có thể tự thêm sản phẩm, đổi tình trạng còn hàng, xử lý đơn hàng và chỉnh giá cho một thị trường cụ thể mà không cần hỗ trợ kỹ thuật hay không.
Với Portican, bạn cũng có thể xem các engine được cung cấp. Cửa hàng engine có tìm kiếm, kệ hàng và lưới thẻ hiển thị tên cùng khẩu hiệu. Trước khi quyết định, hãy kiểm tra xem cách làm việc đã chọn có phù hợp với danh mục sản phẩm và đội ngũ của bạn không.
Nếu bạn đang so sánh các gói của nền tảng, các lựa chọn hiện tại có trong bảng giá. Chỉ chọn một gói cụ thể sau khi đã liệt kê các chức năng cần thiết, đừng chỉ dựa vào tên của gói.
Cần thiết lập gì trước khi mở cửa hàng?
Hãy đi qua các thiết lập theo thứ tự sau:
- Thêm sản phẩm, danh mục, biến thể, giá và tình trạng còn hàng.
- Kiểm tra cách hiển thị tên, mô tả và hình ảnh.
- Thiết lập vận chuyển, gồm giá, khu vực giao hàng và điều kiện.
- Bật các phương thức thanh toán bạn muốn cung cấp cho khách hàng.
- Bổ sung thông tin xuất hóa đơn và quy tắc phát hành chứng từ.
- Kiểm tra các email khách hàng nhận được sau khi đặt hàng.
Với mỗi phương thức thanh toán, hãy kiểm tra điều gì xảy ra sau khi thanh toán và nhân viên phải làm gì thủ công. Với thanh toán chuyển khoản, điều quan trọng là khách hàng nhận được thông tin thanh toán chính xác và nhân viên có thể đối chiếu khoản thanh toán với đơn hàng.
Tính lại giá như thế nào khi mở thêm một thị trường?
Bạn có thể tự mở một thị trường mới trong Portican, ngay trong trang quản trị, không phải chờ triển khai. Tuy nhiên, sau khi mở, bạn vẫn cần kiểm tra giá, vì thị trường mới bắt đầu với giá của thị trường gốc. Tỷ giá chỉ được xử lý ở thị trường dùng đơn vị tiền tệ khác; thị trường dùng cùng đơn vị tiền tệ chỉ lấy lại giá từ thị trường gốc.
Hãy làm như sau:
- Trong trang quản trị, chuyển sang thị trường mới.
- Mở Cửa hàng, rồi mở Giá trên thị trường này.
- Chọn tỷ giá của ngân hàng trung ương hoặc tỷ giá cố định riêng của bạn.
- Cân nhắc khoản phụ thu cho vận chuyển, hàng trả lại và rủi ro tỷ giá.
- Thiết lập quy tắc làm tròn.
- Dùng chế độ xem trước và kiểm tra các mức giá mẫu.
- Chỉ sau đó mới chạy tính lại giá.
Việc tính lại sẽ ghi đè toàn bộ giá trên thị trường đã chọn bằng giá suy ra từ thị trường gốc. Các chỉnh sửa thủ công sẽ mất và thao tác này không thể hoàn tác, vì vậy hãy dùng có chủ đích khi mở thị trường, rồi chỉnh giá riêng sau đó.
Tỷ giá và khoản phụ thu không phải là cách tính biên lợi nhuận phù hợp. Hãy tự kiểm tra xem giá cuối cùng có bù đắp được chi phí của bạn hay không.
Thiết lập hóa đơn proforma cho thanh toán chuyển khoản như thế nào?
Nếu bạn muốn gửi cho khách hàng một chứng từ để thanh toán, hãy mở Cửa hàng và Hóa đơn proforma trong trang quản trị. Sau khi bật, xác nhận đơn hàng có thể kèm tệp PDF với yêu cầu thanh toán, tài khoản, mã QR và số đơn hàng.
Hãy kiểm tra thiết lập theo thứ tự sau:
- Bổ sung IBAN trong mục Cửa hàng và Thông tin xuất hóa đơn.
- Bật việc gửi hóa đơn proforma khi thanh toán bằng chuyển khoản.
- Đặt hạn thanh toán theo số ngày kể từ ngày phát hành.
- Lưu thiết lập.
- Tự gửi cho mình một đơn hàng thử với thanh toán chuyển khoản.
Nếu không có IBAN, yêu cầu thanh toán sẽ không được tạo. Tài liệu này không phải là chứng từ thuế. Hóa đơn chỉ được tạo khi nhân viên ghi nhận khoản thanh toán đã nhận.
Hóa đơn cho khoản thanh toán đã nhận là một lựa chọn riêng và liên quan đến doanh nghiệp nộp VAT. Sau khi bật, với mỗi khoản chuyển khoản được ghi nhận trước khi gửi hàng, khách hàng sẽ nhận hóa đơn cho khoản thanh toán đã nhận, và sau khi giao hàng sẽ nhận hóa đơn cuối cùng có trừ khoản đã thanh toán. Hãy bật tùy chọn này nếu bạn gửi hàng muộn hơn 15 ngày sau khi nhận thanh toán hoặc nếu kế toán yêu cầu. Vì vậy, với cách làm thông thường, trước hết hãy kiểm tra xem kế toán của bạn thực sự cần loại chứng từ nào.
Kiểm tra cửa hàng online như thế nào trước khi ra mắt?
Hãy đặt một đơn hàng thử và đi qua toàn bộ từ trang sản phẩm đến chứng từ. Hãy kiểm tra đặc biệt:
- sản phẩm có thể được thêm vào giỏ hàng hay không,
- phí vận chuyển có được tính đúng hay không,
- phương thức thanh toán đã chọn có hoạt động hay không,
- xác nhận đơn hàng có được gửi đến hay không,
- với chuyển khoản, xác nhận có chứa các thông tin cần thiết hay không,
- đơn hàng có hiển thị cho nhân viên hay không,
- chứng từ đúng có được tạo sau khi nhận thanh toán hay không,
- khách hàng có thấy đúng trạng thái đơn hàng hay không.
Hãy lặp lại bài kiểm tra này cho mọi thị trường bạn muốn mở. Đơn vị tiền tệ, ngôn ngữ hoặc cách vận chuyển khác nhau có thể làm thay đổi kết quả mua hàng và thông tin trong xác nhận.
Cần ghi nhớ gì từ việc chuẩn bị cửa hàng online?
Trước hết hãy ghi ra danh mục sản phẩm và cách bán hàng. Sau đó chọn giải pháp, thêm sản phẩm, thiết lập vận chuyển, thanh toán và xuất hóa đơn. Với thị trường tiếp theo, hãy kiểm tra bản xem trước giá trước khi tính lại một lần, và với thanh toán chuyển khoản, hãy tách yêu cầu thanh toán khỏi chứng từ thuế. Hãy hoãn việc ra mắt cho đến khi đơn hàng thử chạy qua trót lọt. Bạn có thể xem tổng quan mọi thiết lập trong các chức năng của Portican.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có phải đổi tất cả giá bằng tay trước khi mở thị trường tiếp theo không?
Không. Ở thị trường dùng đơn vị tiền tệ khác, bạn tính lại giá từ thị trường gốc bằng tỷ giá của ngân hàng trung ương hoặc tỷ giá cố định riêng, kèm khoản phụ thu và làm tròn. Thị trường dùng cùng đơn vị tiền tệ lấy lại giá từ thị trường gốc.
Việc tính lại có ghi đè cả những giá tôi đã chỉnh bằng tay không?
Có. Việc tính lại sẽ ghi đè giá trên thị trường đã chọn, vì vậy hãy xem bản xem trước trước khi chạy và chấp nhận rằng các chỉnh sửa thủ công sẽ mất.
Hóa đơn proforma có phải là chứng từ thuế không?
Không. Đó là yêu cầu thanh toán; hóa đơn chỉ được tạo sau khi ghi nhận khoản thanh toán đã nhận theo quy trình đã thiết lập.
Nếu tôi không điền IBAN cho thanh toán chuyển khoản thì sao?
Tệp PDF của hóa đơn proforma sẽ không được tạo, vì khách hàng không có trong tài liệu thông tin về nơi cần chuyển tiền.
Khi nào tôi nên đặt đơn hàng thử?
Chỉ sau khi đã thiết lập danh mục sản phẩm, vận chuyển, thanh toán và chứng từ, để kiểm tra toàn bộ quy trình trước khi ra mắt.