À configurer avant l’ouverture : prix, marchés et documents
· Équipe Portican
Avant d’ouvrir votre boutique, listez votre offre et vérifiez par une commande test les prix, les virements et les documents.
Avant d’ouvrir votre boutique en ligne, préparez d’abord votre offre, puis configurez la solution, les prix, les paiements et les documents. Avant le lancement, parcourez tout l’achat en tant que client et corrigez les endroits qui freineraient une commande.
La marche à suivre ci-dessous s’adresse à une petite ou moyenne boutique en ligne, où le propriétaire s’occupe souvent lui-même des réglages. Il est utile de répartir la préparation entre l’offre, la configuration technique, les marchés supplémentaires et la commande test.
Que préparer avant de choisir la solution ?
Commencez par l’offre, pas par les réglages de l’administration. Listez :
- les produits, les variantes et les catégories,
- les noms, les descriptions et les photographies,
- les prix de vente et la disponibilité,
- les modes de livraison et de paiement,
- les données de facturation et les règles pour les documents,
- les marchés et les langues sur lesquels vous souhaitez vendre.
Vous saurez ainsi ce que la solution doit savoir faire avant de commencer à transférer le catalogue. Si vous prévoyez de vendre dans un autre pays, préparez aussi des prix et des textes distincts pour ce marché.
Comment choisir la solution pour votre boutique en ligne ?
Choisissez en fonction du travail que vous ferez chaque jour. Vérifiez que vous pouvez, sans aide technique, ajouter des produits, modifier la disponibilité, traiter une commande et ajuster les prix sur un marché précis.
Avec Portican, vous pouvez également parcourir l’offre d’engins. La boutique d’engins propose une recherche, des étagères et une grille de cartes avec un nom et un slogan. Avant de vous décider, vérifiez que le mode de travail choisi correspond à votre offre et à votre équipe.
Si vous comparez les formules de la plateforme, vous trouverez les options actuelles dans la grille tarifaire. Ne choisissez une formule précise qu’après avoir listé les fonctions nécessaires, et pas seulement d’après le nom du forfait.
Que configurer avant d’ouvrir la boutique ?
Parcourez les réglages dans cet ordre :
- Ajoutez les produits, les catégories, les variantes, les prix et la disponibilité.
- Vérifiez l’affichage des noms, des descriptions et des images.
- Configurez la livraison, y compris les prix, les zones de livraison et les conditions.
- Activez les modes de paiement que vous souhaitez proposer aux clients.
- Complétez les coordonnées de facturation et les règles d’émission des documents.
- Vérifiez les e-mails que le client reçoit après la commande.
Pour chaque mode de paiement, vérifiez ce qui se passe après le règlement et ce que le personnel doit faire manuellement. Pour un paiement par virement, il est important que le client reçoive les bonnes informations pour régler et que le personnel puisse rattacher le paiement à la commande.
Comment recalculer les prix à l’ouverture d’un autre marché ?
Dans Portican, vous pouvez ouvrir vous-même un nouveau marché directement dans l’administration, sans attendre de déploiement. Après son ouverture, vérifiez toutefois les prix, car le nouveau marché reprend au départ ceux du marché national. Le taux de change n’intervient que sur un marché avec une autre devise ; un marché avec la même devise reprend simplement les prix du marché national.
Procédez ainsi :
- Dans l’administration, passez au nouveau marché.
- Ouvrez Boutique, puis Prix sur ce marché.
- Choisissez le taux de la banque centrale ou votre propre taux fixe.
- Envisagez une majoration pour la livraison, les retours et le risque de change.
- Définissez la règle d’arrondi.
- Utilisez l’aperçu et vérifiez les prix d’exemple.
- Ce n’est qu’ensuite que vous lancez le recalcul des prix.
Le recalcul écrase tous les prix du marché sélectionné par des prix dérivés du marché national. Les modifications manuelles sont perdues et l’action est irréversible ; utilisez-la donc en connaissance de cause à l’ouverture du marché, puis ajustez les prix séparément.
Le taux et la majoration ne constituent pas le calcul d’une marge adaptée. Vérifiez vous-même si le prix obtenu couvre vos coûts.
Comment configurer la facture d’acompte pour un paiement par virement ?
Si vous souhaitez envoyer au client un document lui permettant d’effectuer le paiement, ouvrez Boutique, puis Facture d’acompte dans l’administration. Une fois l’option activée, la confirmation de commande peut contenir un PDF avec la demande de paiement, le compte, un code QR et le numéro de commande.
Vérifiez la configuration dans cet ordre :
- Saisissez l’IBAN dans Boutique, puis Coordonnées de facturation.
- Activez l’envoi de la facture d’acompte pour un paiement par virement.
- Définissez l’échéance sous la forme d’un nombre de jours à compter de l’émission.
- Enregistrez le réglage.
- Envoyez-vous une commande test avec paiement par virement.
Sans IBAN, la demande de paiement n’est pas créée. Le document n’est pas un document fiscal. La facture n’est créée que lorsque le personnel enregistre le paiement reçu.
La facture pour paiement reçu est une option distincte et concerne les assujettis à la TVA. Une fois activée, le client reçoit, pour chaque virement enregistré avant l’expédition de la marchandise, une facture pour le paiement reçu, puis, après la livraison, une facture finale avec déduction du paiement. Activez-la si vous expédiez la marchandise plus de 15 jours après la réception du paiement ou si votre comptabilité l’exige. Dans le cas courant, vérifiez donc d’abord de quel type de document votre comptable a réellement besoin.
Comment tester la boutique en ligne avant le lancement ?
Passez une commande test et parcourez-la de la fiche produit jusqu’au document. Vérifiez notamment :
- si le produit peut être ajouté au panier,
- si la livraison est correctement calculée,
- si le paiement choisi fonctionne,
- si la confirmation de commande arrive,
- si elle contient, pour un virement, les informations nécessaires,
- si la commande s’affiche chez le personnel,
- si le bon document est créé après réception du paiement,
- si le client voit le bon statut de la commande.
Répétez le même test pour chaque marché que vous voulez ouvrir. Une devise, une langue ou une livraison différente peut modifier le résultat de l’achat et les informations de la confirmation.
Que retenir de la préparation de la boutique en ligne ?
Notez d’abord votre offre et votre manière de vendre. Choisissez ensuite la solution, ajoutez les produits, puis configurez la livraison, les paiements et la facturation. Pour un autre marché, vérifiez l’aperçu des prix avant le recalcul unique et, pour un paiement par virement, distinguez la demande de paiement du document fiscal. Reportez le lancement tant que la commande test n’a pas abouti. Vous trouverez un aperçu de tous les réglages dans les fonctionnalités de Portican.
Questions fréquentes
Dois-je modifier tous les prix à la main avant d’ouvrir un autre marché ?
Non. Sur un marché avec une autre devise, vous les recalculez à partir du marché national avec le taux de la banque centrale ou votre propre taux fixe, avec majoration et arrondi. Un marché avec la même devise reprend les prix du marché national.
Le recalcul écrase-t-il aussi les prix que j’ai modifiés à la main ?
Oui. Le recalcul écrase les prix du marché sélectionné ; consultez donc l’aperçu avant de le lancer et comptez avec la perte des modifications manuelles.
La facture d’acompte est-elle un document fiscal ?
Non. C’est une demande de paiement ; la facture n’est créée qu’après l’enregistrement du paiement reçu selon la procédure configurée.
Que se passe-t-il si je ne renseigne pas l’IBAN pour un virement ?
Le PDF de la facture d’acompte n’est pas créé, car le client ne dispose pas dans le document de l’information indiquant où envoyer l’argent.
Quand dois-je passer une commande test ?
Uniquement après avoir configuré l’offre, la livraison, les paiements et les documents, afin de tester tout le processus avant le lancement.