Onlineshop erstellen: von der Idee zur ersten Bestellung
· Portican-Team
Onlineshop Schritt für Schritt aufbauen: Angebot vorbereiten, Startseite einrichten, Team einteilen, Einkauf testen, erste Bestellung bearbeiten.
Einen Onlineshop erstellen Sie, indem Sie zuerst das Angebot und den Bestellprozess vorbereiten und danach Shop, Zugänge und Buchhaltung einrichten. Probieren Sie vor dem Start den gesamten Einkauf als Kunde aus, damit Sie wissen, wie Sie eine Bestellung annehmen, bezahlen lassen, verpacken und versenden.
Was sollten Sie vor dem Erstellen des Onlineshops vorbereiten?
Beginnen Sie mit dem Angebot, nicht mit den Einstellungen der Plattform. Halten Sie schriftlich fest:
- welche Produkte Sie verkaufen,
- für wen sie bestimmt sind,
- worin sich die einzelnen Varianten unterscheiden,
- welche Angaben Sie vom Kunden brauchen,
- wohin Sie liefern,
- wie der Kunde bezahlt,
- wer die Bestellung vorbereitet und versendet.
Bereiten Sie bei den Produkten Namen, Beschreibungen, Fotos, Preise, Verfügbarkeit und die Zuordnung zu Kategorien vor. Wenn Sie Varianten verkaufen, klären Sie deren Namen und Lagerbestände, bevor Sie die Produkte einfügen.
Halten Sie außerdem den Weg einer Bestellung vom Absenden des Formulars bis zur Lieferung fest. Legen Sie fest, wer die Zahlung prüft, wer das Paket vorbereitet, wer mit dem Kunden kommuniziert und wer den Beleg ausstellt. Diese Liste nutzen Sie später bei der Testbestellung.
Prüfen Sie rechtliche und steuerliche Pflichten mit Ihrer Buchhalterin oder Ihrem Berater, je nach Land, in dem Sie tätig sind und verkaufen. Diese Anleitung beschreibt Bildschirme und Abläufe, sie ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Wie richten Sie die erste Shopseite ein?
Die Startseite soll dem Besucher schnell erklären, was Sie verkaufen und wohin er als Nächstes gehen soll. Bereiten Sie eine Hauptüberschrift, einen kurzen Satz darunter, ein Titelfoto, einen Hauptbutton und einige überprüfbare Fakten zum Einkauf vor.
In der Portican-Verwaltung bearbeiten Sie die Startseite im Menü Inhalt → Startseite. Sie können Bereiche ein- und ausschalten, ihre Reihenfolge ändern, Kategorien für Kacheln auswählen und Produktstreifen zusammenstellen.
Versprechen Sie nur, was Sie auch halten können. Das kann zum Beispiel eine Angabe zu Lieferung, Versand oder zur Dauer des Bestehens des Shops sein. Leere Felder behalten den Standardinhalt, Sie müssen sie also nicht ausfüllen, nur damit das Formular nicht leer bleibt.
Speichern Sie Änderungen zuerst als Entwurf und veröffentlichen Sie sie danach. Die Einstellung gilt für den in der Verwaltung gewählten Markt. Für einen weiteren Markt muss eine eigene Startseite und Sprachversion vorbereitet werden.
Wenn Sie nach Erweiterungen suchen, wählen Sie diese im Menü Engines aus einem Raster von Karten mit Namen und Slogan aus, Vorschauen der Bildschirme finden Sie im Detail der Engine.
Wie richten Sie das Team vor dem Start ein?
Verteilen Sie Zugänge nach der Arbeit, nicht danach, wer gerade zur Hand ist. Dem Inhaber bleiben Geld, Abonnement und Personalverwaltung. Allen anderen weisen Sie nur die Aktionen zu, die sie wirklich brauchen.
In Portican finden Sie die Rollen unter Shop → Personen und Zugänge. Eine eigene Rolle kann zum Beispiel die Arbeit mit Bildern, das Ansehen oder Bearbeiten von Bestellungen, den Export von Bestellungen, die Kundenverwaltung oder das Einrichten von Aktionen erlauben.
Gehen Sie so vor:
- Benennen Sie die Rolle nach der Arbeit, zum Beispiel Lager oder Texter.
- Haken Sie nur die nötigen Rechte an.
- Schicken Sie die Einladung an eine konkrete Person.
- Testen Sie, was die Person nach der Anmeldung sieht und was sie ändern darf.
- Ändern Sie bei einem Wechsel der Zuständigkeit die Rolle, nicht ein Passwort, das das ganze Team teilt.
Wenn jemand eine Rolle nutzt oder eine Einladung auf sie wartet, verschieben Sie diese Personen zuerst auf eine andere Rolle. Erst danach löschen Sie die Rolle. Eine Änderung der Rechte gilt sofort.
Wie bereiten Sie die Buchhaltung zusammen mit den Belegen vor?
Richten Sie die Buchhaltung vor dem Verkauf ein, nicht erst nach den ersten Umsätzen. Vereinbaren Sie mit Ihrer Buchhalterin, welche Dateien sie braucht, an welche Adresse sie gehen sollen und an welchem Tag im Monat sie sie erhält.
In Portican finden Sie den Export unter Shop → Buchhaltungsexport. Die Einstellung gilt für das Unternehmen, der Export kann also alle Märkte desselben Unternehmens umfassen. Auf einem Bildschirm richten Sie den Export für die Buchhaltungssoftware und für PDF-Belege ein.
Bereiten Sie diesen Ablauf vor:
- Fragen Sie Ihre Buchhalterin, ob sie ein Format für KROS OMEGA, ALFA plus oder eine Tabelle für andere Software braucht.
- Legen Sie den Empfänger und den Tag des automatischen Versands fest.
- Legen Sie einen eigenen Empfänger für PDF-Belege fest, falls er ein anderer sein soll.
- Prüfen Sie die Codes, den Nummernkreis und die Konten, wenn Sie OMEGA verwenden.
- Senden Sie eine Test-E-Mail an die vereinbarte Adresse.
- Vereinbaren Sie eine Kontrolle nach dem ersten regulären Export.
Ein Testversand sperrt den Monat nicht. Der Automat versendet jedoch nur Termine, die nach seinem Einschalten eintreten. Ist der Tag für einen Monat bereits vergangen, müssen Sie diesen Monat manuell versenden.
Eine wichtige Kontrolle ist, ob für die Bestellung ein Beleg ausgestellt wurde. Eine gelieferte oder bezahlte Bestellung ohne Beleg erscheint nicht im Export. Die Monatsvorschau listet solche Bestellungen auf, und der Beleg wird im Detail der Bestellung ausgestellt.
Wie prüfen Sie den Shop vor der ersten Bestellung?
Gehen Sie vor der ersten Bestellung den gesamten Kaufprozess als Kunde durch und prüfen Sie, dass Sie die Bestellung annehmen, bezahlen lassen, vorbereiten, einen Beleg dazu ausstellen und sie versenden können.
Prüfen Sie vor allem:
- ob sich das Produkt in den Warenkorb legen lässt,
- ob der richtige Preis und die Verfügbarkeit angezeigt werden,
- ob der gewählte Versand funktioniert,
- ob die Zahlung im erwarteten Status endet,
- ob der Kunde die nötigen E-Mails erhält,
- ob Sie eine Sendung erstellen und ein Etikett drucken können,
- ob die Bestellung in der Verwaltung erscheint,
- ob der Beleg in den vorbereiteten Export gelangt.
Führen Sie den Test am Computer und am Telefon durch. Der Kunde sollte bei der Bestellung nicht raten müssen, wohin er klicken muss oder was nach der Zahlung geschieht.
Einen neuen Markt eröffnet der Händler selbst in der Verwaltung, ohne auf eine Bereitstellung zu warten. Prüfen Sie bei der Wahl der Lösung die aktuellen Preise direkt in der Portican-Preisliste.
Wie bearbeiten Sie die erste Bestellung?
Öffnen Sie die Bestellung im Menü Verkauf → Bestellungen und richten Sie sich nach dem Steuerungsfeld der Bestellung im oberen Teil des Details. Das Feld zeigt den nächsten Schritt an, je nachdem, ob Sie auf den Kunden, die Bank oder den Kurier warten.
Prüfen Sie bei einer gewöhnlichen Bestellung:
- ob die Zahlung eingegangen ist oder es sich um Nachnahme handelt,
- ob die Ware verfügbar ist,
- ob Adresse und Versandart stimmen,
- ob der richtige Beleg ausgestellt ist,
- ob eine Sendung erstellt und ein Etikett gedruckt werden muss.
Wenn Sie auf eine Banküberweisung warten, tragen Sie den Eingang in der Bestellung ein. Bei Nachnahme erfasst der Kurier die Zahlung bei der Zustellung. Das variable Symbol nutzen Sie zur Zuordnung der Zahlung, und die Bestellung finden Sie damit auch in der Suche.
Wenn das Lager weniger Stück verzeichnet, als die Bestellung braucht, korrigieren Sie zuerst den Bestand oder ergänzen Sie die fehlende Menge. Erst danach erstellen Sie die Sendung. Eine Anweisung für Produktion oder Verpackung können Sie direkt im Detail der Bestellung hinzufügen.
Ändert sich die Bestellung nach der Ausstellung des Belegs, klären Sie die Differenz je nach Richtung der Änderung mit einer weiteren Rechnung oder einer Gutschrift. Bei einem höheren neuen Betrag stellen Sie eine Rechnung über die Differenz aus, bei einem niedrigeren eine Gutschrift.
Die Stornierung einer Bestellung erstattet das erhaltene Geld nicht von selbst. Die Zahlung muss über die jeweilige Zahlungsart erstattet werden, und bei einer ausgestellten Rechnung wird eine Gutschrift ausgestellt.
Was sollten Sie aus dem Ablauf mitnehmen?
Starten Sie den Onlineshop nicht, nachdem ein einzelner Bildschirm fertig ist. Bereiten Sie zuerst das Angebot und die Zuständigkeiten vor, richten Sie dann Startseite, Team und Buchhaltung ein. Machen Sie anschließend einen Testeinkauf und gehen Sie bei der ersten echten Bestellung nach Zahlung, Lager, Beleg und Sendung vor.
Beim Buchhaltungsexport rechnen Sie damit, dass der automatische Versand einen bereits vergangenen Termin nicht rückwirkend abdeckt. Prüfen Sie deshalb vor dem Regelbetrieb auch den ersten manuellen oder automatischen Export. Eine Übersicht aller Einstellungen finden Sie in den Funktionen von Portican.
Häufige Fragen
Muss ich das Team vor dem Start eingerichtet haben?
Wenn mehrere Personen am Onlineshop arbeiten, richten Sie Zugänge und Zuständigkeiten schon vor der ersten Bestellung ein, damit jeder weiß, was er tun darf.
Wann sollte ich die Buchhaltung vorbereiten?
Vor dem ersten Verkauf. So erhält Ihre Buchhalterin die Belege in dem Format und an die Adresse, auf die Sie sich geeinigt haben.
Was ist, wenn für eine Bestellung kein Beleg ausgestellt ist?
Im Buchhaltungsexport fehlt sie dann. Stellen Sie den Beleg im Detail der Bestellung aus, in den Export gehört er für den Monat, in dem Sie ihn ausgestellt haben.
Was ist, wenn sich eine Bestellung nach der Ausstellung des Belegs ändert?
Gleichen Sie die Differenz mit einer weiteren Rechnung oder einer Gutschrift aus, je nachdem, ob der Betrag gestiegen oder gesunken ist.
Muss ich bei einem neuen Markt auf eine Bereitstellung warten?
Nein. Einen neuen Markt eröffnet der Händler selbst in der Verwaltung, im Rahmen der Möglichkeiten der Lösung.