Ako založiť e-shop od nápadu po prvú objednávku
· Tím Portican
E-shop založíte postupne: pripravte ponuku, nastavte úvodnú stranu, rozdeľte tím, overte nákup a až potom spracujte prvú objednávku.
E-shop založíte tak, že najprv pripravíte ponuku a proces objednávky, potom nastavíte obchod, prístupy a účtovníctvo. Pred spustením si celý nákup vyskúšajte ako zákazník, aby ste vedeli objednávku prijať, zaplatiť, zabaliť a odoslať.
Čo si pripraviť ešte pred založením e-shopu?
Začnite ponukou, nie nastaveniami platformy. Spíšte si:
- ktoré produkty predávate,
- pre koho sú určené,
- v čom sa jednotlivé varianty líšia,
- aké údaje potrebujete od zákazníka,
- kam doručujete,
- ako zákazník zaplatí,
- kto objednávku pripraví a odošle.
Pri produktoch si pripravte názvy, popisy, fotografie, ceny, dostupnosť a zaradenie do kategórií. Ak predávate varianty, ujasnite si ich názvy a skladové množstvá ešte pred vložením produktov.
Zároveň si spíšte cestu objednávky od odoslania formulára po doručenie. Určite, kto kontroluje platbu, kto pripravuje balík, kto komunikuje so zákazníkom a kto vystavuje doklad. Tento zoznam neskôr použijete pri skúšobnej objednávke.
Právne a daňové povinnosti si overte s účtovníčkou alebo poradcom podľa krajiny, v ktorej podnikáte a predávate. Tento návod opisuje obrazovky a postupy, nenahrádza právne ani daňové posúdenie.
Ako nastaviť prvú stranu obchodu?
Úvodná strana má návštevníkovi rýchlo vysvetliť, čo predávate a kam má pokračovať. Pripravte si hlavný nadpis, krátku vetu pod ním, titulnú fotografiu, hlavné tlačidlo a niekoľko overiteľných faktov o nákupe.
V administrácii Porticanu sa úvodná strana upravuje v ponuke Obsah → Úvodná strana. Môžete zapínať a vypínať sekcie, meniť ich poradie, vybrať kategórie do dlaždíc a zostaviť pásy produktov.
Do sľubov vložte iba to, čo viete dodržať. Môže ísť napríklad o informáciu o doručení, odoslaní alebo dĺžke fungovania obchodu. Prázdne polia ponechajú predvolený obsah, takže ich nemusíte vypĺňať len preto, aby formulár neostal prázdny.
Úpravy najprv uložte ako koncept a potom ich zverejnite. Nastavenie sa týka trhu vybraného v administrácii. Pri ďalšom trhu treba pripraviť vlastnú úvodnú stranu a jazykovú verziu.
Ak hľadáte doplnky, v ponuke Enginy ich vyberáte z mriežky kariet s názvom a sloganom, náhľady obrazoviek sú v detaile enginu.
Ako nastaviť tím pred spustením?
Prístupy rozdeľte podľa práce, nie podľa toho, kto je práve po ruke. Majiteľovi zostávajú peniaze, predplatné a správa ľudí. Ostatným môžete prideliť iba úkony, ktoré naozaj potrebujú.
V Porticane nájdete roly v časti Obchod → Ľudia a prístupy. Vlastná rola môže napríklad umožniť prácu s obrázkami, prezeranie alebo vybavovanie objednávok, export objednávok, správu zákazníkov či nastavovanie akcií.
Postupujte takto:
- Pomenujte rolu podľa práce, napríklad Sklad alebo Copywriter.
- Zaškrtnite iba potrebné práva.
- Pošlite pozvánku konkrétnemu človeku.
- Otestujte, čo po prihlásení vidí a čo môže meniť.
- Pri zmene zodpovednosti upravte rolu, nie heslo zdieľané celým tímom.
Ak rolu niekto používa alebo na ňu čaká pozvánka, najprv týchto ľudí presuňte na inú rolu. Až potom ju odstráňte. Zmena práv platí hneď.
Ako pripraviť účtovníctvo spolu s dokladmi?
Účtovníctvo nastavte pred predajom, nie až po prvých tržbách. S účtovníčkou si dohodnite, aké súbory potrebuje, na akú adresu majú chodiť a ktorý deň v mesiaci ich bude dostávať.
V Porticane je export v časti Obchod → Export do účtovníctva. Nastavenie platí pre firmu, takže export môže zahŕňať všetky trhy tej istej firmy. Na jednej obrazovke nastavíte export pre účtovný softvér aj PDF doklady.
Pripravte si tento postup:
- Zistite od účtovníčky, či potrebuje formát pre KROS OMEGA, ALFA plus alebo tabuľku pre iný softvér.
- Nastavte adresáta a deň automatického odoslania.
- Nastavte samostatného adresáta pre PDF doklady, ak má byť iný.
- Skontrolujte kódy, číselný rad a účty, ak používate OMEGU.
- Pošlite skúšobný e-mail na dohodnutú adresu.
- Dohodnite si kontrolu po prvom riadnom exporte.
Skúšobné odoslanie mesiac nezamkne. Automat však pošle iba termíny, ktoré nastanú po jeho zapnutí. Ak deň pre daný mesiac už prešiel, tento mesiac treba poslať ručne.
Dôležitá kontrola je, či má objednávka vystavený doklad. Doručená alebo zaplatená objednávka bez dokladu sa v exporte neobjaví. Náhľad mesiaca také objednávky vypíše a doklad sa vystavuje v detaile objednávky.
Ako overiť obchod pred prvou objednávkou?
Pred prvou objednávkou si prejdite celý nákupný proces ako zákazník a overte, že viete objednávku prijať, zaplatiť, pripraviť, vystaviť k nej doklad a odoslať ju.
Skontrolujte najmä:
- či sa produkt dá vložiť do košíka,
- či sa zobrazí správna cena a dostupnosť,
- či funguje zvolená doprava,
- či platba skončí v očakávanom stave,
- či zákazník dostane potrebné e-maily,
- či viete vytvoriť zásielku a vytlačiť štítok,
- či sa objednávka objaví v administrácii,
- či sa doklad dostane do pripraveného exportu.
Test urobte na počítači aj na telefóne. Zákazník by nemal pri objednávke hádať, kam kliknúť ani čo sa stane po zaplatení.
Nový trh si obchodník otvorí sám v administrácii bez čakania na nasadenie. Pri výbere riešenia si aktuálne ceny overte priamo v cenníku Portican.
Ako spracovať prvú objednávku?
Objednávku otvorte v ponuke Predaj → Objednávky a riaďte sa panelom riadenia objednávky v hornej časti detailu. Panel zobrazuje ďalší krok podľa toho, či čakáte na zákazníka, banku alebo kuriéra.
Pri bežnej objednávke skontrolujte:
- či je platba prijatá alebo ide o dobierku,
- či je tovar dostupný,
- či sedí adresa a spôsob dopravy,
- či je vystavený správny doklad,
- či treba vytvoriť zásielku a vytlačiť štítok.
Ak čakáte na bankový prevod, prijatie zapíšete v objednávke. Pri dobierke platbu zapisuje kuriér pri doručení. Variabilný symbol použijete na párovanie platby a objednávku podľa neho nájdete aj vo vyhľadávaní.
Ak sklad eviduje menej kusov, než objednávka potrebuje, najprv opravte sklad alebo doplňte chýbajúce množstvo. Až potom vytvorte zásielku. Pokyn pre výrobu alebo balenie môžete pridať priamo v detaile objednávky.
Ak sa objednávka po vystavení dokladu zmení, rozdiel riešte ďalšou faktúrou alebo dobropisom podľa smeru zmeny. Pri vyššej novej sume vystavíte faktúru na rozdiel, pri nižšej dobropis.
Zrušenie objednávky samo nevráti prijaté peniaze. Platbu treba vrátiť pri príslušnom spôsobe platby a pri vystavenej faktúre sa vystaví dobropis.
Čo si z postupu odniesť?
E-shop nespúšťajte po dokončení jednej obrazovky. Najprv si pripravte ponuku a zodpovednosti, potom nastavte úvodnú stranu, tím a účtovníctvo. Následne vykonajte skúšobný nákup a pri prvej skutočnej objednávke postupujte podľa platby, skladu, dokladu a zásielky.
Pri exporte účtovníctva počítajte s tým, že automatické odoslanie nepokryje spätne termín, ktorý už prešiel. Pred pravidelnou prevádzkou preto skontrolujte aj prvý ručný alebo automatický export. Prehľad všetkých nastavení nájdete vo funkciách Porticanu.
Časté otázky
Musím mať tím nastavený pred spustením?
Ak na e-shope pracuje viac ľudí, prístupy a zodpovednosti nastavte ešte pred prvou objednávkou, aby každý vedel, čo môže vykonať.
Kedy pripraviť účtovníctvo?
Pred prvým predajom. Účtovníčka tak dostane doklady vo formáte a na adresu, na ktorých ste sa dohodli.
Čo ak objednávka nemá vystavený doklad?
V exporte účtovníctva bude chýbať. Doklad vystavte v detaile objednávky, do exportu patrí za mesiac, v ktorom ste ho vystavili.
Čo ak sa objednávka po vystavení dokladu zmení?
Rozdiel vysporiadajte ďalšou faktúrou alebo dobropisom podľa toho, či sa suma zvýšila alebo znížila.
Musím pri novom trhu čakať na nasadenie?
Nie. Nový trh si obchodník otvorí sám v administrácii podľa možností riešenia.