Cara Membuka Toko Online hingga Pesanan Pertama
· Tim Portican
Buka toko online secara bertahap: siapkan penawaran, atur halaman utama, bagi tugas tim, uji pembelian, lalu proses pesanan pertama.
Anda membuka toko online dengan menyiapkan penawaran dan proses pesanan terlebih dahulu, lalu mengatur toko, akses, dan akuntansi. Sebelum peluncuran, coba seluruh pembelian sebagai pelanggan, agar Anda tahu cara menerima, membayar, mengemas, dan mengirim pesanan.
Apa yang perlu disiapkan sebelum membuka toko online?
Mulailah dari penawaran, bukan dari pengaturan platform. Catat:
- produk apa yang Anda jual,
- untuk siapa produk itu,
- apa perbedaan tiap varian,
- data apa yang Anda perlukan dari pelanggan,
- ke mana Anda mengirim,
- bagaimana pelanggan membayar,
- siapa yang menyiapkan dan mengirim pesanan.
Untuk produk, siapkan nama, deskripsi, foto, harga, ketersediaan, dan pengelompokan ke dalam kategori. Jika Anda menjual varian, tetapkan nama dan jumlah stoknya sebelum memasukkan produk.
Sekaligus, catat alur pesanan dari pengiriman formulir hingga penyerahan. Tentukan siapa yang memeriksa pembayaran, siapa yang menyiapkan paket, siapa yang berkomunikasi dengan pelanggan, dan siapa yang menerbitkan dokumen. Daftar ini nanti Anda gunakan pada pesanan uji coba.
Periksa kewajiban hukum dan pajak bersama akuntan atau penasihat Anda, sesuai negara tempat Anda berusaha dan berjualan. Panduan ini menjelaskan layar dan prosedur, bukan pengganti penilaian hukum atau pajak.
Bagaimana cara mengatur halaman utama toko?
Halaman utama harus cepat menjelaskan kepada pengunjung apa yang Anda jual dan ke mana mereka sebaiknya melanjutkan. Siapkan judul utama, satu kalimat singkat di bawahnya, foto sampul, tombol utama, dan beberapa fakta yang dapat diverifikasi tentang pembelian.
Di administrasi Portican, halaman utama diedit di menu Konten → Halaman utama. Anda dapat menyalakan dan mematikan bagian, mengubah urutannya, memilih kategori untuk ubin, dan menyusun jalur produk.
Cantumkan dalam janji hanya yang dapat Anda penuhi. Misalnya informasi tentang pengiriman, pengiriman barang, atau sudah berapa lama toko beroperasi. Kolom kosong mempertahankan isi bawaan, sehingga Anda tidak perlu mengisinya hanya agar formulir tidak kosong.
Simpan perubahan lebih dulu sebagai draf, lalu publikasikan. Pengaturan ini berlaku untuk pasar yang dipilih di administrasi. Untuk pasar lain, perlu disiapkan halaman utama dan versi bahasa tersendiri.
Jika Anda mencari tambahan, di menu Enginy Anda memilihnya dari kisi kartu dengan nama dan slogan, sedangkan pratinjau layar ada di detail engine.
Bagaimana cara mengatur tim sebelum peluncuran?
Bagi akses menurut pekerjaan, bukan menurut siapa yang kebetulan ada. Pemilik tetap memegang uang, langganan, dan pengelolaan orang. Kepada yang lain, Anda hanya memberi tindakan yang benar-benar mereka perlukan.
Di Portican, Anda akan menemukan peran di bagian Toko → Pengguna dan akses. Peran khusus dapat mengizinkan, misalnya, bekerja dengan gambar, melihat atau menangani pesanan, mengekspor pesanan, mengelola pelanggan, atau mengatur promosi.
Lakukan seperti ini:
- Beri nama peran sesuai pekerjaan, misalnya Gudang atau Penulis konten.
- Centang hanya hak yang diperlukan.
- Kirim undangan kepada orang tertentu.
- Uji apa yang mereka lihat setelah masuk dan apa yang dapat mereka ubah.
- Saat tanggung jawab berubah, ubah perannya, bukan kata sandi yang dipakai bersama oleh seluruh tim.
Jika seseorang memakai suatu peran atau ada undangan yang menunggu peran itu, pindahkan dulu orang-orang tersebut ke peran lain. Baru setelah itu hapus perannya. Perubahan hak berlaku segera.
Bagaimana cara menyiapkan akuntansi bersama dokumen?
Atur akuntansi sebelum berjualan, bukan setelah pendapatan pertama. Sepakati dengan akuntan Anda file apa yang dibutuhkan, ke alamat mana file itu harus dikirim, dan pada hari apa dalam sebulan akuntan akan menerimanya.
Di Portican, ekspor ada di bagian Toko → Ekspor ke akuntansi. Pengaturan ini berlaku untuk perusahaan, sehingga ekspor dapat mencakup semua pasar dari perusahaan yang sama. Dalam satu layar, Anda mengatur ekspor untuk perangkat lunak akuntansi dan dokumen PDF.
Siapkan prosedur ini:
- Tanyakan kepada akuntan apakah ia membutuhkan format untuk KROS OMEGA, ALFA plus, atau tabel untuk perangkat lunak lain.
- Atur penerima dan hari pengiriman otomatis.
- Atur penerima terpisah untuk dokumen PDF, jika harus berbeda.
- Periksa kode, deret nomor, dan akun, jika Anda memakai OMEGA.
- Kirim e-mail uji coba ke alamat yang disepakati.
- Sepakati pemeriksaan setelah ekspor reguler pertama.
Pengiriman uji coba tidak mengunci bulan. Namun, pengiriman otomatis hanya mengirim tenggat yang tiba setelah fitur itu dinyalakan. Jika hari untuk bulan tertentu sudah lewat, bulan tersebut harus dikirim secara manual.
Pemeriksaan penting adalah apakah pesanan sudah memiliki dokumen yang diterbitkan. Pesanan yang sudah diterima atau dibayar tetapi tanpa dokumen tidak akan muncul di ekspor. Pratinjau bulan mencantumkan pesanan semacam itu, dan dokumen diterbitkan di detail pesanan.
Bagaimana cara memverifikasi toko sebelum pesanan pertama?
Sebelum pesanan pertama, jalani seluruh proses pembelian sebagai pelanggan dan pastikan Anda dapat menerima pesanan, menerima pembayarannya, menyiapkannya, menerbitkan dokumen untuknya, dan mengirimnya.
Periksa terutama:
- apakah produk dapat dimasukkan ke keranjang,
- apakah harga dan ketersediaan yang benar ditampilkan,
- apakah pengiriman yang dipilih berfungsi,
- apakah pembayaran berakhir pada status yang diharapkan,
- apakah pelanggan menerima e-mail yang diperlukan,
- apakah Anda dapat membuat kiriman dan mencetak label,
- apakah pesanan muncul di administrasi,
- apakah dokumen masuk ke ekspor yang sudah disiapkan.
Lakukan uji coba di komputer dan juga di ponsel. Pelanggan tidak boleh sampai menebak ke mana harus mengeklik atau apa yang terjadi setelah membayar.
Pedagang membuka pasar baru sendiri di administrasi tanpa menunggu penerapan. Saat memilih solusi, periksa harga terkini langsung di daftar harga Portican.
Bagaimana cara memproses pesanan pertama?
Buka pesanan di menu Penjualan → Pesanan dan ikuti panel kendali pesanan di bagian atas detail. Panel menampilkan langkah berikutnya tergantung apakah Anda menunggu pelanggan, bank, atau kurir.
Pada pesanan biasa, periksa:
- apakah pembayaran sudah diterima atau ini bayar di tempat,
- apakah barang tersedia,
- apakah alamat dan cara pengiriman sesuai,
- apakah dokumen yang benar sudah diterbitkan,
- apakah perlu membuat kiriman dan mencetak label.
Jika Anda menunggu transfer bank, Anda mencatat penerimaannya di pesanan. Pada bayar di tempat, kurir mencatat pembayaran saat penyerahan. Simbol variabel Anda gunakan untuk mencocokkan pembayaran, dan pesanan juga dapat ditemukan dengannya di pencarian.
Jika gudang mencatat jumlah unit lebih sedikit daripada yang dibutuhkan pesanan, perbaiki dulu stok atau lengkapi jumlah yang kurang. Baru setelah itu buat kiriman. Instruksi untuk produksi atau pengemasan dapat Anda tambahkan langsung di detail pesanan.
Jika pesanan berubah setelah dokumen diterbitkan, selesaikan selisihnya dengan faktur tambahan atau nota kredit sesuai arah perubahan. Untuk jumlah baru yang lebih tinggi, Anda menerbitkan faktur selisih, untuk yang lebih rendah, nota kredit.
Pembatalan pesanan tidak dengan sendirinya mengembalikan uang yang diterima. Pembayaran harus dikembalikan sesuai metode pembayaran yang bersangkutan, dan untuk faktur yang sudah diterbitkan, diterbitkan nota kredit.
Apa yang perlu dibawa dari prosedur ini?
Jangan meluncurkan toko online setelah menyelesaikan satu layar saja. Siapkan dulu penawaran dan tanggung jawab, lalu atur halaman utama, tim, dan akuntansi. Selanjutnya lakukan pembelian uji coba, dan pada pesanan nyata pertama, ikuti pembayaran, stok, dokumen, dan kiriman.
Pada ekspor akuntansi, perhitungkan bahwa pengiriman otomatis tidak mencakup secara surut tenggat yang sudah lewat. Sebelum operasi reguler, periksa juga ekspor pertama, baik manual maupun otomatis. Ikhtisar semua pengaturan dapat Anda lihat di fitur Portican.
Pertanyaan umum
Apakah tim harus diatur sebelum peluncuran?
Jika beberapa orang bekerja di toko online, atur akses dan tanggung jawab sebelum pesanan pertama, agar setiap orang tahu apa yang boleh dilakukan.
Kapan akuntansi disiapkan?
Sebelum penjualan pertama. Dengan begitu akuntan menerima dokumen dalam format dan ke alamat yang telah disepakati.
Bagaimana jika pesanan belum memiliki dokumen yang diterbitkan?
Pesanan itu akan hilang dari ekspor akuntansi. Terbitkan dokumen di detail pesanan, dokumen itu masuk ekspor untuk bulan saat Anda menerbitkannya.
Bagaimana jika pesanan berubah setelah dokumen diterbitkan?
Selesaikan selisihnya dengan faktur tambahan atau nota kredit, tergantung apakah jumlahnya naik atau turun.
Apakah saya harus menunggu penerapan untuk pasar baru?
Tidak. Pedagang membuka pasar baru sendiri di administrasi, sesuai kemampuan solusi.