Jak založit e-shop od nápadu po první objednávku
· Tým Portican
E-shop založíte postupně: připravte nabídku, nastavte úvodní stránku, rozdělte tým, ověřte nákup a teprve potom zpracujte první objednávku.
E-shop založíte tak, že nejprve připravíte nabídku a proces objednávky, poté nastavíte obchod, přístupy a účetnictví. Před spuštěním si celý nákup vyzkoušejte jako zákazník, abyste věděli, jak objednávku přijmout, zaplatit, zabalit a odeslat.
Co si připravit ještě před založením e-shopu?
Začněte nabídkou, ne nastavením platformy. Sepište si:
- které produkty prodáváte,
- pro koho jsou určené,
- v čem se jednotlivé varianty liší,
- jaké údaje potřebujete od zákazníka,
- kam doručujete,
- jak zákazník zaplatí,
- kdo objednávku připraví a odešle.
U produktů si připravte názvy, popisy, fotografie, ceny, dostupnost a zařazení do kategorií. Pokud prodáváte varianty, ujasněte si jejich názvy a skladová množství ještě před vložením produktů.
Zároveň si sepište cestu objednávky od odeslání formuláře po doručení. Určete, kdo kontroluje platbu, kdo připravuje balík, kdo komunikuje se zákazníkem a kdo vystavuje doklad. Tento seznam později využijete při zkušební objednávce.
Právní a daňové povinnosti si ověřte s účetní nebo poradcem podle země, ve které podnikáte a prodáváte. Tento návod popisuje obrazovky a postupy, nenahrazuje právní ani daňové posouzení.
Jak nastavit první stránku obchodu?
Úvodní stránka má návštěvníkovi rychle vysvětlit, co prodáváte a kam má pokračovat. Připravte si hlavní nadpis, krátkou větu pod ním, titulní fotografii, hlavní tlačítko a několik ověřitelných faktů o nákupu.
V administraci Porticanu se úvodní stránka upravuje v nabídce Obsah → Úvodní stránka. Sekce můžete zapínat a vypínat, měnit jejich pořadí, vybrat kategorie do dlaždic a sestavit pásy produktů.
Do slibů vložte pouze to, co dokážete dodržet. Může jít například o informaci o doručení, odeslání nebo délce fungování obchodu. Prázdná pole ponechají výchozí obsah, takže je nemusíte vyplňovat jen proto, aby formulář nezůstal prázdný.
Úpravy nejprve uložte jako koncept a poté je zveřejněte. Nastavení se týká trhu vybraného v administraci. U dalšího trhu je potřeba připravit vlastní úvodní stránku a jazykovou verzi.
Pokud hledáte doplňky, v nabídce Enginy je vybíráte z mřížky karet s názvem a sloganem, náhledy obrazovek jsou v detailu enginu.
Jak nastavit tým před spuštěním?
Přístupy rozdělte podle práce, ne podle toho, kdo je zrovna po ruce. Majiteli zůstávají peníze, předplatné a správa lidí. Ostatním můžete přidělit jen úkony, které opravdu potřebují.
V Porticanu najdete role v části Obchod → Lidé a přístupy. Vlastní role může například umožnit práci s obrázky, prohlížení nebo vyřizování objednávek, export objednávek, správu zákazníků či nastavování akcí.
Postupujte takto:
- Pojmenujte roli podle práce, například Sklad nebo Copywriter.
- Zaškrtněte jen potřebná práva.
- Pošlete pozvánku konkrétnímu člověku.
- Otestujte, co po přihlášení vidí a co může měnit.
- Při změně odpovědnosti upravte roli, ne heslo sdílené celým týmem.
Pokud roli někdo používá nebo na ni čeká pozvánka, nejprve tyto lidi přesuňte na jinou roli. Teprve potom ji odstraňte. Změna práv platí hned.
Jak připravit účetnictví spolu s doklady?
Účetnictví nastavte před prodejem, ne až po prvních tržbách. S účetní se dohodněte, jaké soubory potřebuje, na jakou adresu mají chodit a který den v měsíci je bude dostávat.
V Porticanu je export v části Obchod → Export do účetnictví. Nastavení platí pro firmu, takže export může zahrnovat všechny trhy téže firmy. Na jedné obrazovce nastavíte export pro účetní software i PDF doklady.
Připravte si tento postup:
- Zjistěte od účetní, zda potřebuje formát pro KROS OMEGA, ALFA plus, nebo tabulku pro jiný software.
- Nastavte adresáta a den automatického odeslání.
- Nastavte samostatného adresáta pro PDF doklady, pokud má být jiný.
- Zkontrolujte kódy, číselnou řadu a účty, pokud používáte OMEGU.
- Pošlete zkušební e-mail na dohodnutou adresu.
- Dohodněte si kontrolu po prvním řádném exportu.
Zkušební odeslání měsíc nezamkne. Automat však pošle jen termíny, které nastanou po jeho zapnutí. Pokud den pro daný měsíc již uplynul, je třeba tento měsíc poslat ručně.
Důležitá kontrola je, zda má objednávka vystavený doklad. Doručená nebo zaplacená objednávka bez dokladu se v exportu neobjeví. Náhled měsíce takové objednávky vypíše a doklad se vystavuje v detailu objednávky.
Jak ověřit obchod před první objednávkou?
Před první objednávkou si projděte celý nákupní proces jako zákazník a ověřte, že umíte objednávku přijmout, zaplatit, připravit, vystavit k ní doklad a odeslat ji.
Zkontrolujte zejména:
- zda lze produkt vložit do košíku,
- zda se zobrazí správná cena a dostupnost,
- zda funguje zvolená doprava,
- zda platba skončí v očekávaném stavu,
- zda zákazník dostane potřebné e-maily,
- zda umíte vytvořit zásilku a vytisknout štítek,
- zda se objednávka objeví v administraci,
- zda se doklad dostane do připraveného exportu.
Test udělejte na počítači i na telefonu. Zákazník by při objednávce neměl hádat, kam kliknout ani co se stane po zaplacení.
Nový trh si obchodník otevře sám v administraci bez čekání na nasazení. Při výběru řešení si aktuální ceny ověřte přímo v ceníku Portican.
Jak zpracovat první objednávku?
Objednávku otevřete v nabídce Prodej → Objednávky a řiďte se panelem řízení objednávky v horní části detailu. Panel zobrazuje další krok podle toho, zda čekáte na zákazníka, banku, nebo kurýra.
U běžné objednávky zkontrolujte:
- zda je platba přijata, nebo jde o dobírku,
- zda je zboží dostupné,
- zda sedí adresa a způsob dopravy,
- zda je vystaven správný doklad,
- zda je třeba vytvořit zásilku a vytisknout štítek.
Pokud čekáte na bankovní převod, přijetí zapíšete v objednávce. U dobírky platbu zapisuje kurýr při doručení. Variabilní symbol použijete k párování platby a objednávku podle něj najdete i ve vyhledávání.
Pokud sklad eviduje méně kusů, než objednávka potřebuje, nejprve opravte sklad nebo doplňte chybějící množství. Teprve potom vytvořte zásilku. Pokyn pro výrobu nebo balení můžete přidat přímo v detailu objednávky.
Pokud se objednávka po vystavení dokladu změní, rozdíl řešte další fakturou nebo dobropisem podle směru změny. Při vyšší nové částce vystavíte fakturu na rozdíl, při nižší dobropis.
Zrušení objednávky samo nevrátí přijaté peníze. Platbu je třeba vrátit u příslušného způsobu platby a u vystavené faktury se vystaví dobropis.
Co si z postupu odnést?
E-shop nespouštějte po dokončení jedné obrazovky. Nejprve si připravte nabídku a odpovědnosti, poté nastavte úvodní stránku, tým a účetnictví. Následně proveďte zkušební nákup a u první skutečné objednávky postupujte podle platby, skladu, dokladu a zásilky.
U exportu účetnictví počítejte s tím, že automatické odeslání nepokryje zpětně termín, který již uplynul. Před pravidelným provozem proto zkontrolujte i první ruční nebo automatický export. Přehled všech nastavení najdete ve funkcích Porticanu.
Časté otázky
Musím mít tým nastavený před spuštěním?
Pokud na e-shopu pracuje více lidí, přístupy a odpovědnosti nastavte ještě před první objednávkou, aby každý věděl, co může provádět.
Kdy připravit účetnictví?
Před prvním prodejem. Účetní tak dostane doklady ve formátu a na adresu, na kterých jste se dohodli.
Co když objednávka nemá vystavený doklad?
V exportu účetnictví bude chybět. Doklad vystavte v detailu objednávky, do exportu patří za měsíc, ve kterém jste jej vystavili.
Co když se objednávka po vystavení dokladu změní?
Rozdíl vypořádejte další fakturou nebo dobropisem podle toho, zda se částka zvýšila, nebo snížila.
Musím u nového trhu čekat na nasazení?
Ne. Nový trh si obchodník otevře sám v administraci podle možností řešení.