Cómo crear una tienda online hasta el primer pedido
· Equipo de Portican
Cree su tienda online paso a paso: prepare la oferta, configure la página de inicio, reparta el equipo, pruebe la compra y gestione el primer pedido.
Para crear una tienda online, primero prepare la oferta y el proceso del pedido, y después configure la tienda, los accesos y la contabilidad. Antes del lanzamiento, pruebe toda la compra como cliente, para saber cómo recibir, cobrar, empaquetar y enviar un pedido.
¿Qué debe preparar antes de crear la tienda online?
Empiece por la oferta, no por los ajustes de la plataforma. Anote:
- qué productos vende,
- para quién son,
- en qué se diferencian las distintas variantes,
- qué datos necesita del cliente,
- adónde entrega,
- cómo pagará el cliente,
- quién prepara y envía el pedido.
Para los productos, prepare nombres, descripciones, fotografías, precios, disponibilidad y asignación a categorías. Si vende variantes, defina sus nombres y las existencias antes de introducir los productos.
Anote también el recorrido del pedido, desde el envío del formulario hasta la entrega. Decida quién comprueba el pago, quién prepara el paquete, quién se comunica con el cliente y quién emite el documento. Esta lista la usará después en el pedido de prueba.
Compruebe las obligaciones legales y fiscales con su contable o asesor, según el país en el que opera y vende. Esta guía describe pantallas y procedimientos, no sustituye una valoración legal ni fiscal.
¿Cómo configurar la primera página de la tienda?
La página de inicio debe explicar rápidamente al visitante qué vende y adónde debe continuar. Prepare un título principal, una frase corta debajo, una fotografía de portada, el botón principal y algunos datos verificables sobre la compra.
En la administración de Portican, la página de inicio se edita en el menú Contenido → Página de inicio. Puede activar y desactivar secciones, cambiar su orden, elegir categorías para los mosaicos y componer franjas de productos.
Incluya en las promesas solo lo que pueda cumplir. Puede ser, por ejemplo, información sobre la entrega, el envío o el tiempo que lleva funcionando la tienda. Los campos vacíos mantienen el contenido predeterminado, así que no hace falta rellenarlos solo para que el formulario no quede vacío.
Guarde primero los cambios como borrador y después publíquelos. El ajuste afecta al mercado elegido en la administración. Para otro mercado hay que preparar su propia página de inicio y su versión de idioma.
Si busca complementos, en el menú Enginy los elige de una cuadrícula de tarjetas con nombre y eslogan, y las vistas previas de las pantallas están en el detalle del engine.
¿Cómo configurar el equipo antes del lanzamiento?
Reparta los accesos según el trabajo, no según quién esté a mano. Al propietario le quedan el dinero, la suscripción y la gestión de personas. A los demás puede asignarles solo las acciones que realmente necesitan.
En Portican encontrará los roles en Tienda → Personas y accesos. Un rol propio puede permitir, por ejemplo, trabajar con imágenes, ver o gestionar pedidos, exportar pedidos, administrar clientes o configurar promociones.
Proceda así:
- Ponga al rol un nombre según el trabajo, por ejemplo Almacén o Redactor.
- Marque solo los permisos necesarios.
- Envíe la invitación a una persona concreta.
- Compruebe qué ve tras iniciar sesión y qué puede modificar.
- Cuando cambie una responsabilidad, modifique el rol, no una contraseña compartida por todo el equipo.
Si alguien usa un rol o hay una invitación pendiente, traslade primero a esas personas a otro rol. Solo después elimínelo. El cambio de permisos se aplica de inmediato.
¿Cómo preparar la contabilidad junto con los documentos?
Configure la contabilidad antes de vender, no después de los primeros ingresos. Acuerde con su contable qué archivos necesita, a qué dirección deben llegar y qué día del mes los recibirá.
En Portican, la exportación está en Tienda → Exportación contable. El ajuste se aplica a la empresa, por lo que la exportación puede incluir todos los mercados de la misma empresa. En una sola pantalla configura la exportación para el programa contable y los documentos en PDF.
Prepare este procedimiento:
- Averigüe con su contable si necesita un formato para KROS OMEGA, ALFA plus o una hoja de cálculo para otro programa.
- Defina el destinatario y el día del envío automático.
- Defina un destinatario aparte para los documentos en PDF, si debe ser distinto.
- Revise los códigos, la serie de numeración y las cuentas, si usa OMEGA.
- Envíe un correo de prueba a la dirección acordada.
- Acuerde una revisión tras la primera exportación ordinaria.
El envío de prueba no bloquea el mes. Sin embargo, el automático solo enviará las fechas que lleguen después de activarlo. Si el día de un mes ya pasó, ese mes hay que enviarlo manualmente.
Una comprobación importante es si el pedido tiene un documento emitido. Un pedido entregado o pagado sin documento no aparecerá en la exportación. La vista previa del mes enumera esos pedidos y el documento se emite en el detalle del pedido.
¿Cómo verificar la tienda antes del primer pedido?
Antes del primer pedido, recorra todo el proceso de compra como cliente y compruebe que sabe recibir el pedido, cobrarlo, prepararlo, emitir su documento y enviarlo.
Compruebe sobre todo:
- si el producto se puede añadir al carrito,
- si se muestran el precio y la disponibilidad correctos,
- si funciona el transporte elegido,
- si el pago termina en el estado esperado,
- si el cliente recibe los correos necesarios,
- si puede crear el envío e imprimir la etiqueta,
- si el pedido aparece en la administración,
- si el documento llega a la exportación preparada.
Haga la prueba en el ordenador y en el teléfono. El cliente no debería tener que adivinar dónde hacer clic ni qué ocurre tras el pago.
El comerciante abre un mercado nuevo por sí mismo en la administración, sin esperar a un despliegue. Al elegir la solución, compruebe los precios actuales directamente en la tarifa de Portican.
¿Cómo procesar el primer pedido?
Abra el pedido en el menú Ventas → Pedidos y guíese por el panel de control del pedido en la parte superior del detalle. El panel muestra el siguiente paso según si espera al cliente, al banco o al mensajero.
En un pedido normal, compruebe:
- si el pago está recibido o se trata de contrarreembolso,
- si la mercancía está disponible,
- si coinciden la dirección y el método de transporte,
- si está emitido el documento correcto,
- si hay que crear el envío e imprimir la etiqueta.
Si espera una transferencia bancaria, registra la recepción en el pedido. En el contrarreembolso, el pago lo registra el mensajero en la entrega. El símbolo variable lo usa para emparejar el pago, y con él también encuentra el pedido en la búsqueda.
Si el almacén registra menos unidades de las que necesita el pedido, corrija primero el almacén o complete la cantidad que falta. Solo después cree el envío. Puede añadir una instrucción para producción o embalaje directamente en el detalle del pedido.
Si el pedido cambia después de emitir el documento, resuelva la diferencia con otra factura o con una nota de abono, según el sentido del cambio. Si el nuevo importe es mayor, emitirá una factura por la diferencia; si es menor, una nota de abono.
Cancelar un pedido no devuelve por sí solo el dinero recibido. El pago hay que devolverlo según el método de pago correspondiente y, si hay factura emitida, se emite una nota de abono.
¿Qué conviene llevarse de este procedimiento?
No lance la tienda online al terminar una sola pantalla. Prepare primero la oferta y las responsabilidades, luego configure la página de inicio, el equipo y la contabilidad. A continuación haga una compra de prueba y, en el primer pedido real, siga el pago, el almacén, el documento y el envío.
En la exportación contable, tenga en cuenta que el envío automático no cubre con carácter retroactivo una fecha que ya pasó. Antes de la actividad regular, revise por eso también la primera exportación manual o automática. Encontrará un resumen de todos los ajustes en las funciones de Portican.
Preguntas frecuentes
¿Debo tener el equipo configurado antes del lanzamiento?
Si en la tienda online trabajan varias personas, configure los accesos y las responsabilidades antes del primer pedido, para que cada uno sepa qué puede hacer.
¿Cuándo preparar la contabilidad?
Antes de la primera venta. Así su contable recibe los documentos en el formato y a la dirección que acordaron.
¿Qué pasa si un pedido no tiene documento emitido?
Faltará en la exportación contable. Emita el documento en el detalle del pedido; a la exportación pertenece en el mes en que lo emitió.
¿Qué pasa si un pedido cambia después de emitir el documento?
Resuelva la diferencia con otra factura o con una nota de abono, según si el importe ha aumentado o disminuido.
¿Debo esperar a un despliegue para un mercado nuevo?
No. El comerciante abre un mercado nuevo por sí mismo en la administración, según las posibilidades de la solución.