Créer un e-commerce, de l’idée à la première commande

5 novembre 2026 · Équipe Portican

Créez votre e-commerce étape par étape : préparez l’offre, configurez l’accueil, répartissez les rôles, testez l’achat, puis traitez la première commande.

Pour créer un e-commerce, vous préparez d’abord l’offre et le processus de commande, puis vous configurez la boutique, les accès et la comptabilité. Avant le lancement, essayez tout l’achat en tant que client, afin de savoir comment recevoir, encaisser, emballer et expédier une commande.

Que préparer avant de créer votre e-commerce ?

Commencez par l’offre, pas par les réglages de la plateforme. Notez :

quels produits vous vendez,
à qui ils sont destinés,
en quoi les différentes variantes se distinguent,
de quelles informations vous avez besoin auprès du client,
où vous livrez,
comment le client paiera,
qui prépare et expédie la commande.

Pour les produits, préparez les noms, les descriptions, les photos, les prix, la disponibilité et le classement dans les catégories. Si vous vendez des variantes, définissez leurs noms et leurs quantités en stock avant d’ajouter les produits.

Notez aussi le parcours de la commande, de l’envoi du formulaire à la livraison. Déterminez qui vérifie le paiement, qui prépare le colis, qui communique avec le client et qui émet le document. Vous utiliserez cette liste plus tard pour la commande de test.

Vérifiez les obligations juridiques et fiscales avec votre comptable ou votre conseiller, selon le pays où vous exercez et vendez. Ce guide décrit des écrans et des procédures, il ne remplace pas une analyse juridique ou fiscale.

Comment configurer la première page de la boutique ?

La page d’accueil doit expliquer rapidement au visiteur ce que vous vendez et où il doit poursuivre. Préparez un titre principal, une courte phrase en dessous, une photo de couverture, le bouton principal et quelques faits vérifiables sur l’achat.

Dans l’administration de Portican, la page d’accueil se modifie dans le menu Contenu → Page d’accueil. Vous pouvez activer et désactiver des sections, changer leur ordre, choisir les catégories des vignettes et composer des bandeaux de produits.

N’inscrivez dans vos promesses que ce que vous pouvez tenir. Il peut s’agir, par exemple, d’une information sur la livraison, l’expédition ou l’ancienneté de la boutique. Les champs vides conservent le contenu par défaut, vous n’avez donc pas à les remplir uniquement pour que le formulaire ne reste pas vide.

Enregistrez d’abord les modifications en brouillon, puis publiez-les. Le réglage concerne le marché choisi dans l’administration. Pour un autre marché, il faut préparer sa propre page d’accueil et sa version linguistique.

Si vous cherchez des compléments, dans le menu Engins vous les choisissez dans une grille de cartes avec un nom et un slogan, et les aperçus des écrans se trouvent dans le détail de l’engin.

Comment configurer l’équipe avant le lancement ?

Répartissez les accès selon le travail, et non selon la personne qui se trouve sous la main. Le propriétaire garde l’argent, l’abonnement et la gestion des personnes. Aux autres, vous n’attribuez que les actions dont ils ont réellement besoin.

Dans Portican, vous trouverez les rôles dans Boutique → Utilisateurs et accès. Un rôle personnalisé peut, par exemple, permettre de travailler avec les images, de consulter ou de traiter les commandes, d’exporter les commandes, de gérer les clients ou de configurer les promotions.

Procédez ainsi :

Nommez le rôle d’après le travail, par exemple Entrepôt ou Rédacteur.
Cochez uniquement les droits nécessaires.
Envoyez l’invitation à une personne précise.
Testez ce qu’elle voit après la connexion et ce qu’elle peut modifier.
Quand une responsabilité change, modifiez le rôle, et non un mot de passe partagé par toute l’équipe.

Si quelqu’un utilise un rôle ou si une invitation l’attend, déplacez d’abord ces personnes vers un autre rôle. Supprimez-le seulement ensuite. La modification des droits s’applique immédiatement.

Comment préparer la comptabilité avec les documents ?

Configurez la comptabilité avant de vendre, et non après les premières recettes. Convenez avec votre comptable des fichiers dont il a besoin, de l’adresse à laquelle ils doivent arriver et du jour du mois où il les recevra.

Dans Portican, l’export se trouve dans Boutique → Export comptable. Le réglage s’applique à l’entreprise, l’export peut donc inclure tous les marchés de la même entreprise. Sur un seul écran, vous configurez l’export pour le logiciel comptable et pour les documents PDF.

Préparez cette procédure :

Demandez à votre comptable s’il a besoin d’un format pour KROS OMEGA, ALFA plus ou d’un tableau pour un autre logiciel.
Définissez le destinataire et le jour de l’envoi automatique.
Définissez un destinataire distinct pour les documents PDF, s’il doit être différent.
Vérifiez les codes, la série de numérotation et les comptes, si vous utilisez OMEGA.
Envoyez un e-mail de test à l’adresse convenue.
Convenez d’un contrôle après le premier export régulier.

L’envoi de test ne verrouille pas le mois. Toutefois, l’envoi automatique n’enverra que les échéances qui surviennent après son activation. Si le jour d’un mois est déjà passé, il faut envoyer ce mois manuellement.

Un contrôle important consiste à vérifier que la commande a un document émis. Une commande livrée ou payée sans document n’apparaîtra pas dans l’export. L’aperçu du mois liste ces commandes, et le document s’émet dans le détail de la commande.

Comment vérifier la boutique avant la première commande ?

Avant la première commande, parcourez tout le processus d’achat en tant que client et vérifiez que vous savez recevoir la commande, l’encaisser, la préparer, émettre son document et l’expédier.

Contrôlez surtout :

si le produit peut être ajouté au panier,
si le bon prix et la bonne disponibilité s’affichent,
si le mode de livraison choisi fonctionne,
si le paiement se termine dans l’état attendu,
si le client reçoit les e-mails nécessaires,
si vous pouvez créer l’expédition et imprimer l’étiquette,
si la commande apparaît dans l’administration,
si le document arrive dans l’export préparé.

Faites le test sur ordinateur et sur téléphone. Le client ne devrait pas avoir à deviner où cliquer ni ce qui se passe après le paiement.

Le commerçant ouvre lui-même un nouveau marché dans l’administration, sans attendre un déploiement. Lors du choix de la solution, vérifiez les prix actuels directement dans la grille tarifaire de Portican.

Comment traiter la première commande ?

Ouvrez la commande dans le menu Ventes → Commandes et suivez le panneau de pilotage de la commande en haut du détail. Le panneau affiche l’étape suivante selon que vous attendez le client, la banque ou le coursier.

Pour une commande ordinaire, contrôlez :

si le paiement est reçu ou s’il s’agit d’un paiement à la livraison,
si la marchandise est disponible,
si l’adresse et le mode de livraison correspondent,
si le bon document est émis,
s’il faut créer l’expédition et imprimer l’étiquette.

Si vous attendez un virement bancaire, vous enregistrez la réception dans la commande. Pour un paiement à la livraison, c’est le coursier qui enregistre le paiement lors de la remise. Vous utilisez le symbole variable pour rapprocher le paiement, et vous retrouvez aussi la commande grâce à lui dans la recherche.

Si l’entrepôt enregistre moins d’unités que la commande n’en nécessite, corrigez d’abord le stock ou ajoutez la quantité manquante. Créez l’expédition seulement ensuite. Vous pouvez ajouter une consigne de fabrication ou d’emballage directement dans le détail de la commande.

Si la commande change après l’émission du document, réglez la différence par une nouvelle facture ou un avoir, selon le sens de la modification. Pour un nouveau montant plus élevé, vous émettez une facture de la différence, pour un montant plus bas, un avoir.

L’annulation d’une commande ne rembourse pas à elle seule l’argent reçu. Le paiement doit être remboursé selon le mode de paiement concerné et, pour une facture émise, un avoir est émis.

Que retenir de cette démarche ?

Ne lancez pas l’e-commerce une fois un seul écran terminé. Préparez d’abord l’offre et les responsabilités, puis configurez la page d’accueil, l’équipe et la comptabilité. Effectuez ensuite un achat de test et, pour la première vraie commande, suivez le paiement, le stock, le document et l’expédition.

Pour l’export comptable, comptez sur le fait que l’envoi automatique ne couvre pas rétroactivement une échéance déjà passée. Avant l’exploitation régulière, vérifiez donc aussi le premier export manuel ou automatique. Vous trouverez un aperçu de tous les réglages dans les fonctions de Portican.

Questions fréquentes

Dois-je avoir configuré l’équipe avant le lancement ?

Si plusieurs personnes travaillent sur l’e-commerce, configurez les accès et les responsabilités avant la première commande, afin que chacun sache ce qu’il peut faire.

Quand préparer la comptabilité ?

Avant la première vente. Votre comptable reçoit ainsi les documents dans le format et à l’adresse dont vous avez convenu.

Que faire si une commande n’a pas de document émis ?

Elle manquera dans l’export comptable. Émettez le document dans le détail de la commande, il appartient à l’export du mois où vous l’avez émis.

Que faire si une commande change après l’émission du document ?

Réglez la différence par une nouvelle facture ou un avoir, selon que le montant a augmenté ou diminué.

Dois-je attendre un déploiement pour un nouveau marché ?

Non. Le commerçant ouvre lui-même un nouveau marché dans l’administration, selon les possibilités de la solution.

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