วิธีเปิดร้านค้าออนไลน์จากไอเดียสู่ออเดอร์แรก
· ทีม Portican
เปิดร้านค้าออนไลน์ทีละขั้น: เตรียมสินค้า ตั้งหน้าแรก แบ่งงานในทีม ทดสอบการซื้อ แล้วจึงจัดการออเดอร์แรก
การเปิดร้านค้าออนไลน์เริ่มจากเตรียมสินค้าและขั้นตอนการสั่งซื้อก่อน จากนั้นจึงตั้งค่าร้านค้า สิทธิ์การเข้าถึง และระบบบัญชี ก่อนเปิดร้านจริง ให้ลองซื้อสินค้าทั้งขั้นตอนในฐานะลูกค้า เพื่อให้รู้ว่าจะรับออเดอร์ รับชำระเงิน แพ็กของ และจัดส่งอย่างไร
ต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนเปิดร้านค้าออนไลน์?
ให้เริ่มจากสินค้าที่จะขาย ไม่ใช่จากการตั้งค่าของแพลตฟอร์ม ลองจดสิ่งเหล่านี้ไว้:
- คุณขายสินค้าอะไรบ้าง
- สินค้าเหล่านั้นเหมาะกับใคร
- ตัวเลือกสินค้าแต่ละแบบต่างกันตรงไหน
- ต้องการข้อมูลอะไรจากลูกค้า
- จัดส่งไปที่ใดบ้าง
- ลูกค้าจะชำระเงินอย่างไร
- ใครเป็นผู้เตรียมและจัดส่งออเดอร์
สำหรับสินค้า ให้เตรียมชื่อ คำอธิบาย รูปภาพ ราคา สถานะสินค้าพร้อมขาย และหมวดหมู่ หากขายสินค้าที่มีหลายตัวเลือก ให้กำหนดชื่อและจำนวนสต็อกของแต่ละตัวเลือกก่อนนำสินค้าเข้าระบบ
พร้อมกันนี้ ให้จดเส้นทางของออเดอร์ตั้งแต่ลูกค้ากดส่งแบบฟอร์มจนถึงการส่งมอบ กำหนดว่าใครตรวจสอบการชำระเงิน ใครเตรียมพัสดุ ใครติดต่อกับลูกค้า และใครออกเอกสาร รายการนี้จะนำไปใช้ต่อในออเดอร์ทดสอบ
ข้อผูกพันทางกฎหมายและภาษีควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือที่ปรึกษา ตามประเทศที่คุณทำธุรกิจและขายสินค้า คู่มือนี้อธิบายหน้าจอและขั้นตอนการทำงาน ไม่ได้ทดแทนคำปรึกษาด้านกฎหมายหรือภาษี
ตั้งค่าหน้าแรกของร้านอย่างไร?
หน้าแรกควรอธิบายให้ผู้เข้าชมเข้าใจอย่างรวดเร็วว่าคุณขายอะไรและควรไปต่อที่ไหน ให้เตรียมหัวข้อหลัก ประโยคสั้น ๆ ใต้หัวข้อ รูปภาพหน้าปก ปุ่มหลัก และข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบได้เกี่ยวกับการซื้อสินค้า
ในระบบผู้ดูแลของ Portican สามารถแก้ไขหน้าแรกได้ที่เมนู เนื้อหา → หน้าแรก คุณเปิดและปิดส่วนต่าง ๆ เปลี่ยนลำดับ เลือกหมวดหมู่สำหรับแผ่นป้าย และจัดแถบสินค้าได้
ใส่ในคำมั่นสัญญาเฉพาะสิ่งที่คุณทำได้จริง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดส่ง การส่งสินค้า หรือระยะเวลาที่ร้านเปิดดำเนินการ ช่องที่เว้นว่างไว้จะใช้เนื้อหาเริ่มต้น จึงไม่จำเป็นต้องกรอกเพียงเพราะไม่อยากให้แบบฟอร์มว่าง
ให้บันทึกการแก้ไขเป็นฉบับร่างก่อน แล้วจึงเผยแพร่ การตั้งค่านี้ใช้กับตลาดที่เลือกไว้ในระบบผู้ดูแล หากมีอีกตลาดหนึ่ง ต้องเตรียมหน้าแรกและเวอร์ชันภาษาแยกต่างหาก
หากกำลังมองหาส่วนเสริม ในเมนู Enginy คุณเลือกได้จากตารางการ์ดที่มีชื่อและสโลแกน ส่วนภาพตัวอย่างหน้าจอจะอยู่ในรายละเอียดของ engine
ตั้งค่าทีมก่อนเปิดร้านอย่างไร?
แบ่งสิทธิ์ตามงานที่ทำ ไม่ใช่ตามว่าใครอยู่ใกล้มือ เจ้าของร้านเก็บเรื่องเงิน การสมัครใช้งาน และการจัดการบุคลากรไว้เอง ส่วนคนอื่นให้เฉพาะการดำเนินการที่จำเป็นจริง ๆ
ใน Portican คุณจะพบบทบาทได้ที่ ร้านค้า → ผู้ใช้งานและสิทธิ์การเข้าถึง บทบาทแบบกำหนดเองสามารถอนุญาตให้ทำงานกับรูปภาพ ดูหรือจัดการออเดอร์ ส่งออกออเดอร์ จัดการลูกค้า หรือตั้งค่าโปรโมชันได้
ทำตามขั้นตอนนี้:
- ตั้งชื่อบทบาทตามงาน เช่น คลังสินค้า หรือ ผู้เขียนคอนเทนต์
- ติ๊กเฉพาะสิทธิ์ที่จำเป็น
- ส่งคำเชิญไปยังบุคคลที่เฉพาะเจาะจง
- ทดสอบว่าหลังเข้าสู่ระบบเขาเห็นอะไรและแก้ไขอะไรได้บ้าง
- เมื่อความรับผิดชอบเปลี่ยน ให้แก้ไขบทบาท ไม่ใช่ใช้รหัสผ่านเดียวกันทั้งทีม
หากมีคนใช้บทบาทนั้นอยู่ หรือมีคำเชิญที่รอบทบาทนั้นอยู่ ให้ย้ายคนเหล่านี้ไปบทบาทอื่นก่อน แล้วจึงลบบทบาท การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์มีผลทันที
เตรียมระบบบัญชีพร้อมเอกสารอย่างไร?
ตั้งค่าระบบบัญชีก่อนขาย ไม่ใช่หลังจากมีรายได้แล้ว ตกลงกับนักบัญชีว่าต้องการไฟล์อะไร ให้ส่งไปที่อีเมลใด และจะรับในวันไหนของเดือน
ใน Portican การส่งออกอยู่ที่ ร้านค้า → ส่งออกข้อมูลบัญชี การตั้งค่านี้ใช้กับทั้งบริษัท ดังนั้นการส่งออกอาจรวมทุกตลาดของบริษัทเดียวกัน คุณตั้งค่าการส่งออกสำหรับโปรแกรมบัญชีและเอกสาร PDF ได้ในหน้าจอเดียว
เตรียมขั้นตอนนี้ไว้:
- สอบถามนักบัญชีว่าต้องการรูปแบบสำหรับ KROS OMEGA, ALFA plus หรือตารางสำหรับโปรแกรมอื่น
- กำหนดผู้รับและวันส่งอัตโนมัติ
- กำหนดผู้รับแยกต่างหากสำหรับเอกสาร PDF หากต้องการให้เป็นอีกคน
- ตรวจสอบรหัส เลขลำดับ และบัญชี หากใช้ OMEGA
- ส่งอีเมลทดสอบไปยังที่อยู่ที่ตกลงกันไว้
- ตกลงเรื่องการตรวจสอบหลังการส่งออกจริงครั้งแรก
การส่งทดสอบไม่ได้ล็อกเดือน แต่ระบบอัตโนมัติจะส่งเฉพาะกำหนดที่เกิดขึ้นหลังจากเปิดใช้งานเท่านั้น หากวันของเดือนนั้นผ่านไปแล้ว ต้องส่งเดือนนั้นด้วยตนเอง
สิ่งสำคัญที่ต้องตรวจสอบคือออเดอร์มีการออกเอกสารแล้วหรือไม่ ออเดอร์ที่จัดส่งแล้วหรือชำระแล้วแต่ไม่มีเอกสารจะไม่ปรากฏในการส่งออก ตัวอย่างของเดือนจะแสดงรายการออเดอร์เช่นนั้น และเอกสารจะออกได้ในรายละเอียดออเดอร์
ตรวจสอบร้านก่อนออเดอร์แรกอย่างไร?
ก่อนออเดอร์แรก ให้ลองทำขั้นตอนการซื้อทั้งหมดในฐานะลูกค้า และตรวจสอบว่าคุณรับออเดอร์ รับชำระเงิน เตรียมสินค้า ออกเอกสาร และจัดส่งได้
ให้ตรวจสอบเป็นพิเศษว่า:
- ใส่สินค้าลงตะกร้าได้หรือไม่
- ราคาและสถานะสินค้าแสดงถูกต้องหรือไม่
- การจัดส่งที่เลือกใช้งานได้หรือไม่
- การชำระเงินจบด้วยสถานะที่คาดไว้หรือไม่
- ลูกค้าได้รับอีเมลที่จำเป็นหรือไม่
- สร้างพัสดุและพิมพ์ป้ายได้หรือไม่
- ออเดอร์ปรากฏในระบบผู้ดูแลหรือไม่
- เอกสารเข้าสู่ข้อมูลส่งออกที่เตรียมไว้หรือไม่
ให้ทดสอบทั้งบนคอมพิวเตอร์และบนโทรศัพท์ ลูกค้าไม่ควรต้องเดาว่าต้องกดตรงไหนหรือจะเกิดอะไรขึ้นหลังชำระเงิน
ผู้ขายเปิดตลาดใหม่ได้เองในระบบผู้ดูแลโดยไม่ต้องรอการติดตั้งใช้งาน เมื่อเลือกโซลูชัน ให้ตรวจสอบราคาปัจจุบันโดยตรงที่ราคาของ Portican
จัดการออเดอร์แรกอย่างไร?
เปิดออเดอร์ที่เมนู การขาย → ออเดอร์ และทำตามแผงควบคุมออเดอร์ที่ส่วนบนของหน้ารายละเอียด แผงนี้แสดงขั้นตอนถัดไปตามว่าคุณกำลังรอลูกค้า ธนาคาร หรือพนักงานขนส่ง
สำหรับออเดอร์ทั่วไป ให้ตรวจสอบว่า:
- ได้รับการชำระเงินแล้ว หรือเป็นการเก็บเงินปลายทาง
- สินค้ามีพร้อมหรือไม่
- ที่อยู่และวิธีจัดส่งถูกต้องหรือไม่
- ออกเอกสารที่ถูกต้องแล้วหรือไม่
- ต้องสร้างพัสดุและพิมพ์ป้ายหรือไม่
หากรอการโอนเงินผ่านธนาคาร คุณบันทึกการรับเงินในออเดอร์ สำหรับการเก็บเงินปลายทาง พนักงานขนส่งจะบันทึกการชำระเงินตอนส่งมอบ ใช้ตัวเลขอ้างอิง จับคู่การชำระเงิน และค้นหาออเดอร์จากตัวเลขนี้ในช่องค้นหาได้ด้วย
หากคลังสินค้าบันทึกจำนวนชิ้นน้อยกว่าที่ออเดอร์ต้องการ ให้แก้ไขสต็อกหรือเพิ่มจำนวนที่ขาดก่อน แล้วจึงสร้างพัสดุ คุณเพิ่มคำสั่งสำหรับการผลิตหรือการแพ็กได้โดยตรงในรายละเอียดออเดอร์
หากออเดอร์เปลี่ยนแปลงหลังออกเอกสารแล้ว ให้จัดการส่วนต่างด้วยใบแจ้งหนี้ใบใหม่หรือใบลดหนี้ ตามทิศทางของการเปลี่ยนแปลง หากยอดใหม่สูงกว่า ให้ออกใบแจ้งหนี้สำหรับส่วนต่าง หากต่ำกว่า ให้ออกใบลดหนี้
การยกเลิกออเดอร์ไม่ได้คืนเงินที่ได้รับมาโดยอัตโนมัติ ต้องคืนเงินตามวิธีชำระเงินที่เกี่ยวข้อง และหากออกใบแจ้งหนี้แล้ว ต้องออกใบลดหนี้
ควรจำอะไรจากขั้นตอนนี้?
อย่าเปิดร้านค้าออนไลน์เมื่อตั้งค่าเสร็จเพียงหน้าจอเดียว ให้เตรียมสินค้าและความรับผิดชอบก่อน แล้วจึงตั้งค่าหน้าแรก ทีม และระบบบัญชี จากนั้นทดลองซื้อสินค้า และเมื่อมีออเดอร์จริงครั้งแรก ให้ทำตามลำดับการชำระเงิน สต็อก เอกสาร และพัสดุ
สำหรับการส่งออกข้อมูลบัญชี ควรทราบว่าการส่งอัตโนมัติไม่ครอบคลุมย้อนหลังไปถึงกำหนดที่ผ่านไปแล้ว ดังนั้นก่อนเริ่มดำเนินงานตามปกติ ให้ตรวจสอบการส่งออกครั้งแรกด้วย ไม่ว่าจะทำเองหรืออัตโนมัติ ดูภาพรวมของการตั้งค่าทั้งหมดได้ในฟังก์ชันของ Portican
คำถามที่พบบ่อย
ต้องตั้งค่าทีมก่อนเปิดร้านหรือไม่?
หากมีหลายคนทำงานในร้านค้าออนไลน์ ให้ตั้งค่าสิทธิ์และความรับผิดชอบก่อนออเดอร์แรก เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าตนทำอะไรได้บ้าง
ควรเตรียมระบบบัญชีเมื่อใด?
ก่อนขายครั้งแรก นักบัญชีจะได้รับเอกสารในรูปแบบและที่อยู่ที่ตกลงกันไว้
ถ้าออเดอร์ยังไม่มีเอกสารจะเป็นอย่างไร?
ออเดอร์นั้นจะไม่อยู่ในการส่งออกข้อมูลบัญชี ให้ออกเอกสารในรายละเอียดออเดอร์ เอกสารจะอยู่ในการส่งออกของเดือนที่คุณออกเอกสารนั้น
ถ้าออเดอร์เปลี่ยนหลังออกเอกสารแล้วต้องทำอย่างไร?
จัดการส่วนต่างด้วยใบแจ้งหนี้ใบใหม่หรือใบลดหนี้ ตามว่ายอดเพิ่มขึ้นหรือลดลง
ต้องรอการติดตั้งใช้งานเมื่อเปิดตลาดใหม่หรือไม่?
ไม่ต้อง ผู้ขายเปิดตลาดใหม่ได้เองในระบบผู้ดูแล ตามความสามารถของโซลูชัน