Cách mở e-shop từ ý tưởng đến đơn hàng đầu tiên
· Đội ngũ Portican
Bạn có thể mở e-shop từng bước: chuẩn bị sản phẩm, thiết lập trang chủ, phân công nhóm, kiểm tra quy trình mua rồi xử lý đơn hàng đầu tiên.
Để mở e-shop, trước tiên bạn chuẩn bị danh mục sản phẩm và quy trình đặt hàng, sau đó thiết lập cửa hàng, quyền truy cập và kế toán. Trước khi ra mắt, hãy tự mua thử toàn bộ quy trình với vai trò khách hàng, để biết cách nhận đơn, thanh toán, đóng gói và gửi hàng.
Cần chuẩn bị gì trước khi mở e-shop?
Hãy bắt đầu từ danh mục sản phẩm, không phải từ các thiết lập của nền tảng. Hãy ghi ra:
- bạn bán những sản phẩm nào,
- sản phẩm dành cho ai,
- các biến thể khác nhau ở điểm nào,
- bạn cần những thông tin gì từ khách hàng,
- bạn giao hàng đến đâu,
- khách hàng thanh toán bằng cách nào,
- ai chuẩn bị và gửi đơn hàng.
Với sản phẩm, hãy chuẩn bị tên, mô tả, ảnh, giá, tình trạng còn hàng và danh mục. Nếu bán theo biến thể, hãy chốt tên và số lượng tồn kho của từng biến thể trước khi nhập sản phẩm.
Đồng thời, hãy ghi lại hành trình của một đơn hàng, từ lúc gửi biểu mẫu đến lúc giao hàng. Hãy xác định ai kiểm tra thanh toán, ai chuẩn bị gói hàng, ai liên lạc với khách hàng và ai xuất chứng từ. Danh sách này sau đó sẽ dùng cho đơn hàng thử.
Hãy xác nhận nghĩa vụ pháp lý và thuế với kế toán hoặc cố vấn, tùy theo quốc gia nơi bạn kinh doanh và bán hàng. Hướng dẫn này mô tả các màn hình và quy trình, không thay thế tư vấn pháp lý hay thuế.
Cách thiết lập trang chủ của cửa hàng?
Trang chủ cần giúp khách truy cập nhanh chóng hiểu bạn bán gì và nên đi tiếp đến đâu. Hãy chuẩn bị tiêu đề chính, một câu ngắn bên dưới, ảnh bìa, nút chính và một vài thông tin có thể kiểm chứng về việc mua hàng.
Trong trang quản trị của Portican, trang chủ được chỉnh sửa ở mục Nội dung → Trang chủ. Bạn có thể bật và tắt các phần, đổi thứ tự, chọn danh mục cho các ô và tạo các dải sản phẩm.
Chỉ đưa vào lời cam kết những gì bạn thực sự giữ được. Ví dụ, đó có thể là thông tin về giao hàng, gửi hàng hoặc thời gian cửa hàng đã hoạt động. Các trường để trống sẽ giữ nội dung mặc định, nên bạn không cần điền chỉ để biểu mẫu khỏi trống.
Hãy lưu thay đổi dưới dạng bản nháp trước, rồi mới đăng. Thiết lập này áp dụng cho thị trường được chọn trong trang quản trị. Với thị trường khác, cần chuẩn bị trang chủ và phiên bản ngôn ngữ riêng.
Nếu bạn tìm tiện ích bổ sung, trong mục Enginy bạn chọn chúng từ lưới thẻ có tên và khẩu hiệu, còn ảnh xem trước màn hình nằm trong phần chi tiết của engine.
Cách thiết lập nhóm trước khi khai trương?
Hãy phân quyền theo công việc, không phải theo việc ai đang có mặt. Chủ cửa hàng giữ phần tiền bạc, gói đăng ký và quản lý nhân sự. Với những người khác, bạn chỉ cấp các thao tác họ thật sự cần.
Trong Portican, bạn sẽ thấy các vai trò ở mục Cửa hàng → Người dùng và quyền truy cập. Một vai trò tùy chỉnh có thể cho phép, chẳng hạn, làm việc với hình ảnh, xem hoặc xử lý đơn hàng, xuất đơn hàng, quản lý khách hàng hoặc thiết lập các chương trình khuyến mãi.
Hãy làm như sau:
- Đặt tên vai trò theo công việc, ví dụ Kho hoặc Copywriter.
- Chỉ đánh dấu những quyền cần thiết.
- Gửi lời mời cho đúng người cụ thể.
- Kiểm tra xem sau khi đăng nhập họ thấy gì và được thay đổi gì.
- Khi trách nhiệm thay đổi, hãy sửa vai trò, đừng dùng chung một mật khẩu cho cả nhóm.
Nếu có người đang dùng một vai trò hoặc lời mời đang chờ vai trò đó, hãy chuyển những người này sang vai trò khác trước. Sau đó mới xóa vai trò. Thay đổi quyền có hiệu lực ngay.
Cách chuẩn bị kế toán cùng với chứng từ?
Hãy thiết lập kế toán trước khi bán hàng, không phải sau khi có doanh thu đầu tiên. Hãy thống nhất với kế toán những tệp họ cần, gửi đến địa chỉ nào và họ sẽ nhận vào ngày nào trong tháng.
Trong Portican, phần xuất dữ liệu nằm ở mục Cửa hàng → Xuất dữ liệu cho kế toán. Thiết lập này áp dụng cho cả công ty, nên dữ liệu xuất có thể gồm tất cả các thị trường của cùng một công ty. Trên một màn hình, bạn thiết lập việc xuất cho phần mềm kế toán và cho các chứng từ PDF.
Hãy chuẩn bị theo các bước sau:
- Hỏi kế toán xem họ cần định dạng cho KROS OMEGA, ALFA plus hay một bảng tính cho phần mềm khác.
- Thiết lập người nhận và ngày gửi tự động.
- Thiết lập một người nhận riêng cho chứng từ PDF, nếu cần là người khác.
- Kiểm tra các mã, dãy số và tài khoản, nếu bạn dùng OMEGA.
- Gửi một e-mail thử đến địa chỉ đã thống nhất.
- Thống nhất việc kiểm tra sau lần xuất chính thức đầu tiên.
Việc gửi thử không khóa tháng. Tuy nhiên, chế độ tự động chỉ gửi những kỳ hạn đến sau khi được bật. Nếu ngày của một tháng nào đó đã qua, bạn cần gửi tháng đó thủ công.
Một điều cần kiểm tra quan trọng là đơn hàng đã được xuất chứng từ hay chưa. Đơn hàng đã giao hoặc đã thanh toán nhưng chưa có chứng từ sẽ không xuất hiện trong dữ liệu xuất. Bản xem trước của tháng sẽ liệt kê những đơn hàng như vậy, còn chứng từ được xuất trong phần chi tiết đơn hàng.
Cách kiểm tra cửa hàng trước đơn hàng đầu tiên?
Trước đơn hàng đầu tiên, hãy đi qua toàn bộ quy trình mua hàng với vai trò khách hàng và kiểm tra xem bạn có thể nhận đơn, thanh toán, chuẩn bị hàng, xuất chứng từ cho đơn và gửi hàng đi hay không.
Hãy kiểm tra đặc biệt:
- sản phẩm có thể thêm vào giỏ hàng hay không,
- giá và tình trạng còn hàng có hiển thị đúng hay không,
- phương thức vận chuyển đã chọn có hoạt động hay không,
- thanh toán có kết thúc ở trạng thái mong đợi hay không,
- khách hàng có nhận được các e-mail cần thiết hay không,
- bạn có tạo được lô hàng và in được nhãn hay không,
- đơn hàng có xuất hiện trong trang quản trị hay không,
- chứng từ có vào đúng dữ liệu xuất đã chuẩn bị hay không.
Hãy thử trên máy tính và trên điện thoại. Khách hàng không nên phải đoán nhấn vào đâu hay điều gì xảy ra sau khi thanh toán.
Người bán tự mở thị trường mới trong trang quản trị mà không cần chờ triển khai. Khi chọn giải pháp, hãy kiểm tra giá hiện hành trực tiếp trong bảng giá Portican.
Cách xử lý đơn hàng đầu tiên?
Hãy mở đơn hàng ở mục Bán hàng → Đơn hàng và làm theo bảng điều khiển đơn hàng ở phần trên của trang chi tiết. Bảng này hiển thị bước tiếp theo tùy theo việc bạn đang chờ khách hàng, ngân hàng hay đơn vị vận chuyển.
Với một đơn hàng thông thường, hãy kiểm tra:
- thanh toán đã nhận hay đây là đơn thu tiền khi giao hàng,
- hàng có sẵn hay không,
- địa chỉ và phương thức vận chuyển có khớp hay không,
- chứng từ đã xuất có đúng hay không,
- có cần tạo lô hàng và in nhãn hay không.
Nếu đang chờ chuyển khoản ngân hàng, bạn ghi nhận việc đã nhận tiền trong đơn hàng. Với đơn thu tiền khi giao hàng, đơn vị vận chuyển ghi nhận thanh toán lúc giao. Bạn dùng ký hiệu biến để đối chiếu thanh toán, và cũng có thể tìm đơn hàng theo ký hiệu đó trong ô tìm kiếm.
Nếu kho ghi nhận ít hàng hơn số đơn hàng cần, hãy sửa tồn kho hoặc bổ sung số lượng còn thiếu trước. Sau đó mới tạo lô hàng. Bạn có thể thêm hướng dẫn cho sản xuất hoặc đóng gói ngay trong phần chi tiết đơn hàng.
Nếu đơn hàng thay đổi sau khi đã xuất chứng từ, hãy xử lý phần chênh lệch bằng một hóa đơn khác hoặc giấy báo có, tùy chiều thay đổi. Nếu số tiền mới cao hơn, bạn xuất hóa đơn cho phần chênh lệch, nếu thấp hơn thì xuất giấy báo có.
Hủy đơn hàng tự nó không hoàn lại số tiền đã nhận. Khoản thanh toán cần được hoàn lại theo đúng phương thức thanh toán tương ứng, và với hóa đơn đã xuất thì phải xuất giấy báo có.
Cần mang theo điều gì từ quy trình này?
Đừng ra mắt e-shop chỉ sau khi hoàn tất một màn hình. Trước tiên hãy chuẩn bị danh mục sản phẩm và trách nhiệm, sau đó thiết lập trang chủ, nhóm và kế toán. Tiếp theo, hãy mua thử, và với đơn hàng thật đầu tiên, hãy làm theo thứ tự thanh toán, kho, chứng từ và lô hàng.
Với dữ liệu xuất cho kế toán, hãy lưu ý rằng việc gửi tự động không áp dụng ngược cho kỳ hạn đã qua. Vì vậy, trước khi vận hành thường xuyên, hãy kiểm tra cả lần xuất đầu tiên, dù thủ công hay tự động. Bạn có thể xem tổng quan mọi thiết lập trong các chức năng của Portican.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần thiết lập nhóm trước khi ra mắt không?
Nếu có nhiều người làm việc trên e-shop, hãy thiết lập quyền truy cập và trách nhiệm trước đơn hàng đầu tiên, để mỗi người biết mình được làm gì.
Khi nào nên chuẩn bị kế toán?
Trước lần bán đầu tiên. Nhờ vậy kế toán nhận được chứng từ đúng định dạng và đúng địa chỉ mà bạn đã thống nhất.
Nếu đơn hàng chưa có chứng từ thì sao?
Đơn đó sẽ thiếu trong dữ liệu xuất cho kế toán. Hãy xuất chứng từ trong phần chi tiết đơn hàng, chứng từ sẽ thuộc dữ liệu xuất của tháng mà bạn đã xuất nó.
Nếu đơn hàng thay đổi sau khi đã xuất chứng từ thì sao?
Hãy xử lý phần chênh lệch bằng một hóa đơn khác hoặc giấy báo có, tùy theo số tiền tăng hay giảm.
Với thị trường mới, tôi có phải chờ triển khai không?
Không. Người bán tự mở thị trường mới trong trang quản trị, theo khả năng của giải pháp.